De universiteit neemt momenteel afscheid van de ene manager na de ander, een leegloop die ook het bureaumanagement van het universiteitsbestuur treft. De twee langstzittende medewerkers gingen kort na elkaar met pensioen. Gerdie van Heugten en Annie van Bergen blikken terug.

Gerdie van Heugten is 46 jaar verbonden geweest aan de universiteit, de eerste helft in het management van de bètafaculteit, de laatste 23 jaar als secretaresse van de voorzitter van het college van bestuur. Van Heugten versleet drie voorzitters, als laatste Gerard Meijer.

Annie van Bergen maakte in 1983 haar entree in het secretariaat van Planologie en Geografie. Sinds 1999 is ze secretaresse van de secretaris van het college van bestuur, de hoogste ambtenaar van de universiteit. Ze diende onder Paul Sars en zijn opvolger Jef van de Riet.

Wat ze gaan missen
Gerdie van Heugten: ‘Wat ik níet zal missen is de stress. Het was gigantisch druk de laatste jaren. Gerard was een enorm druk bezet man, die overal voor werd gevraagd en ook nog eens vaak in Duitsland was, omdat hij contact hield met het Max Planck Instituut waar hij vandaan kwam. Als Gerard weg was, kon hij met een gerust hart een enorme stapel werk aan mij vertrouwen. Zo wil je het ook hebben, maar een belasting is het wel.’
Annie van Bergen: ‘Ik ga vooral mijn collega’s missen, en het contact met Jef. Elke ochtend om half 8 namen we de dag door, en bespraken we ook andere zaken, hoe het weekend was geweest en dat soort dingen.’

Wat de kwaliteit is van een topsecretaresse
Annie van Bergen: ‘Je moet je baas kunnen beschermen. Als mensen belden voor een afspraak en ik zag dat Jef al tot zijn oren in het werk zat, ging het niet door.  Door jarenlange ervaring kon ik wel inschatten of iets spoed had of niet.’
Gerdie van Heugten: ‘Je moet vooruitzien. Donderdag was altijd mijn aanjaagdag. Dan controleerde ik de agenda van Gerard om te zien wat er over twee, drie weken nodig was. Zat ik mensen achter de vodden om te zorgen dat de stukken op tijd waren. Ik heb een gruwelijke hekel aan stukken die niet op tijd rond zijn. Een goede secretaresse zorgt ervoor dat de baas naadloos zijn werk kan doen, wat niet wil zeggen dat je slaafs je werk doet, want onafhankelijk en zelfststandig opereren zijn onmisbare kwaliteiten.’

Waar ze de grootste hekel aan hadden
In koor: ‘Mensen die de kantjes ervan aflopen.’ Gerdie van Heugten: ‘Die heb je op elk niveau, van hoog te laag. Mensen die de kantjes ervan aflopen bezorgen óns meer werk.’
Annie van Bergen: ‘Dat kostte ons extra tijd en stress en was niet goed voor onze gezondheid.’

Over de geheimen die ze moesten torsen
Gerdie van Heugten: ‘Een van de voorzitters zei ooit: “Ik wil dit met je delen maar niet doorvertellen.” Als grap zei ik toen: “Oh, ik mag het dus uitvergroot op mijn raam plakken?” Ach, vertrouwelijke zaken zijn we wel gewend, het is vanzelfsprekend daarover te zwijgen.’
Annie van Bergen: ‘Maar soms was iets zogenaamd geheim, en was het in de wandelgangen al bekend.’

Over de grootste ruzie met hun baas
Gerdie van Heugten: ‘De drie voorzitters waren alle drie echte baasjes, ieder op zijn eigen manier, maar ruzie heb ik nooit gehad.’
Annie van Bergen: ‘Een keer zat ik een hele tijd te wachten op mijn afspraak met de baas, maar de dag duurde en duurde en ik kwam er niet tussen. Toen klopte ik om half 5 maar op de deur, keek met boze blik naar binnen en ben toen naar huis gegaan. Maar een uur later stond er wel een bezorger aan de deur met een bos bloemen. En met Jef heb ik al helemaal nooit woorden gehad, een fijne baas.’
Gerdie van Heugten: ‘Eén keer was ik goed pissig op Gerard. Was-ie weer een paar dagen weg en lag er een stapel dossiers op zijn bureau zo hoog als de Toren van Pisa. Moest Gerard allemaal nog tekenen als- ie weer op z’n plek was. Maar eenmaal terug op kantoor nam hij er nóg geen tijd voor. Ik viel uit: “Je moet deze dossiers nú tekenen.” Het werk van al die andere afdelingen moet immers door. Daarna heeft Gerard de boeken altijd braaf op tijd getekend.’

Hoe ze hun baas hebben behoed voor een misstap
Gerdie van Heugten: ‘In zijn eerste maanden moest ik Gerard wel eens zeggen dat hij een afspraak met iemand echt niet kon missen. En hij wilde afzeggen voor de diploma-uitreiking van zijn zoon op de middelbare school. Ik zeg: “Gerard, daar móet je heen, ik schrap al je afspraken.” Hij is gelukkig gegaan.’
Annie van Bergen: ‘Ik ben niet zo van de ongevraagde adviezen, maar over de samenvoeging van de twee clusters heb ik tegen Jef wel een opmerking gemaakt. Twee zulke verschillende culturen, samen duizend mensen onder één afdeling brengen, daar zette ik mijn vraagtekens bij. Toen ik dat tegen Jef zei was het besluit al genomen. Ach, dat draaien ze over drie jaar wel weer terug.’