Via mail, telefoon en sociale media stromen de corona-gerelateerde vragen van studenten en medewerkers binnen. Sinds twee weken heeft de universiteit een speciaal Crisis Communicatie Team (CCT) om die, zo goed en kwaad als dat kan, te beantwoorden. 'Als iemand gefrustreerd is, is het zaak rustig te blijven.'

Niets op de zolder van het klooster Berchmanianum doet op maandagmiddag vermoeden dat hier een crisisteam aan het werk is. Het is er stil, slechts een handjevol medewerkers zit achter zijn computer. Op de lange tafel in het midden van de ruimte liggen salami, tonijnsalade en een zak brood – de restanten van een gezamenlijke lunch.

‘We werken met drie shifts per dag, van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat’

‘Veel mensen werken thuis’, verklaart Lida Derks de ogenschijnlijke rust. Derks is een van de coördinatoren van het Crisis Communicatie Team (CCT), dat bestaat uit zeventien medewerkers van de Dienst Marketing en Communicatie. ‘Vorige week vroegen we de CCT’ers nog wel naar de universiteit te komen. Maar inmiddels laten we iedereen daar vrij in.’

Weekends

Sinds twee weken beantwoordt het team alle corona-gerelateerde vragen van studenten en medewerkers – per mail, telefoon en sociale media stromen ze binnen. ‘Het is een gekkenhuis’, zegt Derks. ‘De afgelopen weken hebben we een callcenter ingericht en werken we met drie shifts per dag, van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat. Ook in de weekends natuurlijk.’

De Radboud Universiteit baseert haar eigen maatregelen tegen het coronavirus op de landelijke adviezen. Als de overheid haar richtlijnen aanpast, bekijkt het Crisis Management Team (CMT), waar onder andere een lid van het college van bestuur in zit, hoe die uitwerken op de universiteit. Het Crisis Communicatie Team, dat weer onder het CMT staat, heeft vervolgens de taak om de universitaire regels en adviezen zo duidelijk mogelijk naar de buitenwereld te communiceren.

‘Bijna iedereen heeft begrip voor de situatie en is blij als wij snel een antwoord kunnen geven’

En die berichten van de overheid komen niet altijd op een gewenst moment, hebben ze in het Berchmanianum gemerkt. Op 12 maart stond bijvoorbeeld de Master Open Dag gepland. ’s Ochtends informeerde de universiteit nog bij het RIVM of die voorlichtingsactiviteit door kon gaan. Het antwoord was ja. Totdat de overheid die middag haar richtlijnen alsnog aanpaste en iedereen opriep zo veel mogelijk thuis te blijven. Terwijl veel bezoekers van de open dag al op weg waren naar Nijmegen, moest het CCT een last-minute afgelasting de wereld in sturen.

Onduidelijkheid

Het was een van de hectische momenten van de afgelopen weken. Thomas Haenen – in het normale leven wetenschapsvoorlichter – vertelt van achter zijn bureau dat de meeste berichten die hij vandaag krijgt over tentamens gaan. ‘Docenten moeten studenten vóór morgen (dinsdag 24 maart, red.) laten weten of hun tentamens door kunnen gaan of niet. Daar was aanvankelijk wat onduidelijkheid over en dan krijg je veel vragen.’

Meestal verlopen de gesprekken op een vriendelijke manier. ‘Bijna iedereen heeft begrip voor de situatie en is blij als wij snel een antwoord kunnen geven.’ Maar zodra de studievoortgang van studenten in gevaar komt, bijvoorbeeld omdat ze hun tentamen niet kunnen maken, dan merkt ook Haenen dat de onzekerheid en frustratie toenemen. ‘Dat is logisch. Belangrijk is dan om vriendelijk en rustig te blijven.’

Maar soms is de vraag ook van een heel andere orde. Haenen: ‘Net kreeg ik een mailtje van een medewerker uit dit gebouw of hij nog naar binnen kon om de planten water te geven.’ Lachend: ‘Toen ben ik zelf even met een gieter naar die afdeling gelopen.’

Lockdown

Ondertussen bereidt Jeroen Buijs, een van de andere coördinatoren van het CCT, aan de andere kant van de zolder zich voor op een periode van thuiswerken. ‘Liever zit ik hier, maar we moeten toch een beetje het goede voorbeeld geven en zo veel mogelijk thuisblijven’, zegt hij. Bovendien is het nog maar de vraag hoe lang de werkplekken op de universiteit toegankelijk blijven voor personeel. ‘We zijn op alle situaties voorbereid’, zegt Buijs. ‘Ook op een complete lockdown.’

Update 24 maart, 13.00 uur: Lida Derks laat weten dat de medewerkers van het Crisis Communicatie Team vanaf vandaag, vanwege de aangescherpte richtlijnen van het kabinet, vanuit huis werken.