Nog voor de sociale veiligheid op de Radboud Universiteit onder een vergrootglas kwam te liggen, gaf het college van bestuur opdracht om de eigen meldings- en klachtenprocedure tegen het licht houden. Welke lessen trekt het bestuur uit de bevindingen? ‘De nazorg is essentieel. Dat hebben we in het verleden weleens veronachtzaamd.'

Een vroegtijdig aftreden van de rector, de start van een onderzoek naar een stalkende hoogleraar en het uitlekken van een brandbrief over misstanden binnen de managementfaculteit. Het is slechts een greep uit de gebeurtenissen waar de Radboud Universiteit sinds het begin van dit collegejaar mee in het nieuws kwam. Nooit eerder lag de sociale veiligheid op de campus zo onder een vergrootglas als de afgelopen zeven maanden.

In oktober beloofde het college van bestuur daarom met een plan van aanpak te komen om de sociale veiligheid te verbeteren. Het plan, Prevent – care – cure gedoopt, werd in december gepresenteerd en wordt momenteel uitgewerkt in deelprojecten.

Los daarvan startte extern onderzoeksbureau Governance & Integrity (G&I) in het voorjaar van 2023 al met de opdracht om de klachten- en meldingsprocedure van de universiteit tegen het licht te houden. Het eindrapport is vorige maand voorgelegd aan de Universitaire Gezamenlijke Vergadering.

‘We herkennen en erkennen wat in het rapport staat’

De onderzoekers van Governance & Integrity, gespecialiseerd in sociale veiligheid, spraken onder anderen met beleidsmedewerkers, vertrouwenspersonen en ervaringsdeskundigen (zowel melders als beklaagden). Ook ombudsfunctionaris Nancy Viellevoye, die deze maand stopt aan de universiteit, kreeg een uitnodiging.

G&I doet in haar rapport tien aanbevelingen om de meldings- en klachtenprocedure te versterken. Zo adviseren de onderzoekers een centraal meldsysteem in te richten en een adviescommissie in het leven te roepen die adviseert hoe en door wie een melding moet worden afgehandeld. Die punten waren al terug te lezen in Prevent – care – cure.

Voorbeelden van andere aanbevelingen waar de universiteit mee aan de slag wil: duidelijker formuleren wat de universiteit precies verstaat onder ontoelaatbaar gedrag, zorgen voor betere ondersteuning voor leidinggevenden, het versterken van de positie van de ombudsfunctionaris en het definiëren van voorwaarden voor extern onderzoek na een melding of klacht.

‘We zien dit rapport als een steun in de rug voor waar we al mee bezig zijn op het gebied van sociale veiligheid’, zegt Agnes Muskens, vicevoorzitter van het college van bestuur. ‘We herkennen en erkennen wat erin staat en nemen de aanbevelingen grotendeels over. Daar gaan we de komende anderhalf jaar aan werken.’

Wat was de aanleiding voor het onderzoek?

Muskens: ‘Op de universiteit zijn er de afgelopen jaren allerlei initiatieven rondom sociale veiligheid gestart. Er is zo een heel patchwork ontstaan, waarvan wij het gevoel hadden dat de losse onderdelen beter op elkaar aangesloten konden worden.’

Moet het hele systeem voor het doen van een melding op de schop?

Muskens: ‘Zo zie ik het niet. We hebben al veel goede elementen op de universiteit, maar we willen een logischere lijn in de hulpstructuur. Dat studenten en medewerkers weten waar ze naartoe moeten én dat daardoor de overlap van vertrouwenspersonen, de ombudsfunctionaris en de integriteitscommissie (die de eerste beoordeling doet over de melding, red.) verdwijnt.’

‘Het is niet zo dat we vanaf de grond opnieuw gaan opbouwen’, vult rector José Sanders aan. ‘Het gaat erom dat we de bestaande elementen logisch in verband brengen met elkaar. In de faculteiten is al veel ontwikkeld, en ook op het gebied van trainingen voor medewerkers en processen binnen HR gebeurt al het nodige, maar er is te weinig overzicht.’

‘We willen dat iedereen binnen een bepaald traject gelijk wordt behandeld’

‘Ons huis van vertrouwenspersonen functioneert bijvoorbeeld goed’, zegt Muskens. ‘We zien het aantal meldingen daar stijgen. Dat is een goed teken, want dat betekent dat de drempel voor melders lager wordt – mensen weten de vertrouwenspersonen beter te vinden. Dat willen we graag zo houden, maar we willen ook een meer logische en transparante afhandeling van een melding. Zodat iedereen binnen een bepaald traject gelijk wordt behandeld.’

Sanders: ‘En dat geldt voor zowel de persoon die de melding doet, als tegen wie de melding wordt gedaan.’

Melders en beklaagden zijn nu vaak ontevreden over de uitkomst van de afhandeling, schrijven de onderzoekers in hun rapport. Hoe kan dat beter?

Sanders: ‘Meldingen gaan over dingen die niet goed lopen. Het lijkt me onmogelijk om in alle gevallen iedereen tevreden te houden bij de afhandeling. Wat we wel willen bereiken is dat mensen op voorhand een beter idee hebben van waar ze aan beginnen en dat ze op de hoogte zijn van de stappen die gezet gaan worden.’

‘Het nieuwe meldsysteem moet gaan voorzien in een triage: aan de voorkant wordt door de integriteitscommissie bekeken hoe een probleem afgehandeld moet worden. Hoort de melding in de klachtenprocedure thuis of kan het beter met een leidinggevende of HR-adviseur worden besproken?’

‘Daar komt bij dat er aan de achterkant meer nazorg moet komen. Een melding doet iets met de melder, beklaagde en het team daaromheen. Dat moeten we beter afhandelen.’

Muskens: ‘De nazorg is essentieel. Dat hebben we in het verleden weleens veronachtzaamd. Niet alleen een week later is dat nog nodig, maar soms ook een jaar later. De impact van een melding kan vrij lang doorwerken. Dat is een leerpunt.’

Governance & Integrity stelt dat, als jullie alle aanbevelingen overnemen, de klachtenprocedure met een externe klachtencommissie op den duur kan verdwijnen. Gaat dat ook gebeuren?

Muskens: ‘Dat durf ik nog niet te zeggen. Ik denk dat de klachtenprocedure soms toch zinvol is, al is die op dit moment te weinig toegankelijk. Je ziet dat er nauwelijks klachten worden ingediend. We gaan evalueren hoe dat beter kan.’

In het verleden werd ook een klacht ingediend tegen een lid van het college van bestuur. Speelt dat nog een rol?

Muskens: ‘Daarom ben ik ook heel voorzichtig. Zeker als het een klacht tegen een collegelid betreft, is het zinvol om die onafhankelijk en extern te laten behandelen.’

We kennen de verhalen van melders die door vertrouwenspersonen werden geadviseerd geen klacht in te dienen, omdat het een te zware procedure zou zijn.

Sanders: ‘Mogelijk was het meer bedoeld als een waarschuwing: dat melders zich moeten realiseren waar ze aan beginnen als ze een klacht indienen. Als dat zo drempelverhogend werkt dat het mensen weerhoudt van het doorzetten van de klacht, hebben we werk te doen. Als een incident klachtwaardig is, móét iemand een klacht kunnen indienen.’

Ombudsfunctionaris

Een van de aanbevelingen die Governance & Integrity doet is om de positie van de ombudsfunctionaris te versterken. Dat is saillant, want de huidige ombudsfunctionaris Nancy Viellevoye vertelde twee weken geleden aan Vox dat ze stopt met haar ombudswerk omdat ze te weinig kon betekenen voor melders.

Ze stond te vaak aan de zijlijn, vertelde ze, omdat bestuurders op de universiteit vaak grijpen naar een extern onderzoek in plaats van de eigen ombudsfunctionaris in te schakelen. Bovendien werd Viellevoye overspoeld door individuele meldingen van medewerkers, waardoor ze niet toekwam aan het signaleren van patronen van ongewenst gedrag.

‘Het komt nu voor dat mensen naar HR, vertrouwenspersoon én ombudsfunctionaris stappen’

In het rapport van G&I zijn die punten ook duidelijk terug te lezen. De onderzoekers stellen dat de ombudsfunctionaris moet functioneren als ‘laatste redmiddel’ voor medewerkers die er via ‘interne systemen’ niet uitkomen. Bovendien moet het ‘mandaat en de capaciteit’ van de ombudsfunctionaris beter worden benut door individuele casuïstiek bij andere partijen onder te brengen.

Hoe kijken jullie naar het vertrek van Nancy Viellevoye als ombudsfunctionaris?

Muskens: ‘Ik herken veel van de kritiekpunten die Nancy noemt in het interview. Let wel: het was een nieuwe functie. Zij had daarin een aantal taken, waaronder onafhankelijk onderzoek doen, patronen herkennen en verbetervoorstellen aanleveren. Omdat het voor veel medewerkers in een arbeidsconflict niet duidelijk was waar zij terechtkonden, kwamen ze bij haar. In die gesprekken heeft Nancy ook een evidente toegevoegde waarde gehad.’

‘Op termijn moet ons plan van aanpak erin resulteren dat de ombudsfunctionaris niet met al deze vragen over arbeidsconflicten komt te zitten. We moeten bijvoorbeeld de HR-afdelingen versterken en helder maken waar mensen terecht kunnen bij een conflict.’

Sanders: ‘Het komt nu voor dat mensen naar HR, de vertrouwenspersoon én de ombudsfunctionaris stappen. Dan wordt het wel erg druk op die bureaus. Daar moet het triagepunt in het meldsysteem een rol in gaan spelen, zodat een melding op de juiste plek terechtkomt.’

Had Viellevoye niet binnenboord gehouden kunnen worden, aangezien haar kritiek zo sterk overeenkomt met het advies van G&I? Hadden jullie niet tegen haar kunnen zeggen: ‘Help ons om de hulpstructuur op orde te krijgen’?

Muskens: ‘Dit is een overweging die ze zelf gemaakt heeft. Ze startte met een bepaalde ambitie, maar in de praktijk kostte het veel energie om met zoveel verschillende vraagstukken tegelijk om te gaan.’

Sanders: ‘We gaan de positie van de ombudsfunctionaris beter definiëren en op weg daarnaar komt er een interim-functionaris. In de nieuwe taakomschrijving nemen we de opmerkingen van Governance & Integrity én Nancy mee.’

Zowel Viellevoye als G&I adviseren terughoudend te zijn met het laten doen van extern onderzoek bij signalen of meldingen. Wanneer is dit volgens jullie toch nodig?

Sanders: ‘Het idee is dat we straks een meldsysteem hebben ingericht met een eenduidige en goede triage. Daardoor kan je al voorkomen dat heel wat zaken escaleren; door problemen naar het juiste niveau te verwijzen, waar ze opgelost kunnen worden voordat er een onderzoek nodig is.’

Muskens: ‘Het gaat er ook om dat meldingen gelijk worden behandeld. Bij de triage wordt gekeken wat voor probleem het is. Als de melding dusdanig serieus is dat die onderzocht moet worden, dan moet dat snel en zorgvuldig gebeuren. Over het algemeen wordt een onderzoek intern opgepakt, met een doorlooptijd van vier tot zes weken. Als de vraag echter complex is of er is onvoldoende onderzoekscapaciteit is dan kan ook extern onderzoek plaatsvinden.’

Sinds 2022 heeft de Radboud Universiteit een gedragscode, maar die stond vanaf het begin al ter discussie. Experts vonden hem te wollig en vaag. Ook Governance & Integrity stelt nu dat niet voldoende duidelijk is wat de universiteit ziet als ontoelaatbaar gedrag. Willen jullie de gedragscode gaan herzien?

Muskens: ‘Op termijn willen we de gedragscode evalueren, maar we kunnen niet alles direct oppakken. De eerste twee aanbevelingen waar we mee aan de slag gaan zijn het instellen van een centraal meldsysteem en een integriteitscommissie.’

‘Een van de uitdagingen is: hoe stel je vast wat een schending is? En hoe leg je dat vast? Er blijft bijna altijd sprake van een grijs gebied, zeker bij een aantijging van intimidatie.’

Sanders: ‘Hierover willen we ook met arbeidsjuristen en deskundigen in gesprek. We moeten objectiveren wat schendingen zijn en passende maatregelen of sancties die daarop kunnen volgen. Daar moet duidelijkheid over komen.’

Muskens: ‘Tegelijkertijd kun je nooit alles van tevoren vastleggen. Daar moeten we transparant over zijn.’

Media-aandacht

In september van dit jaar kwam de sociale veiligheid op de Radboud Universiteit vrij plotseling onder een vergrootglas te liggen. Directe aanleiding daarvoor waren een uitzending van radioprogramma Argos over een hoogleraar Psychologie, die een studente had bestookt met appjes en bekende verliefd op haar te zijn. Daarnaast openbaarde de Gelderlander dat er in het verleden een gegrond verklaarde klacht was ingediend tegen Han van Krieken wegens seksuele intimidatie. De publieke storm die sindsdien over de campus van de universiteit trekt, lijkt tot op de dag van vandaag nog niet helemaal te zijn gaan liggen.

Onderzoekers van G&I erkennen dat dit soort mediaberichten als nooit te voren de aandacht hebben gevestigd op het onderwerp sociale veiligheid. Tot zover zou je zeggen: dat kan geen kwaad. Maar de opstellers van het rapport kregen ook te horen dat de druk binnenskamers zo hoog opliep, dat de paniek de overhand kreeg in het omgaan met de mediastorm.

Wat hebben alle verhalen teweeggebracht, volgens jullie?

Sanders: ‘Negatieve ervaringen maken indruk. Ook als die in de media komen. Dat heeft impact op de organisatie en op ons als bestuurders. En dat voelden we ook tijdens de ronde langs de faculteiten en divisies die we hebben gemaakt de afgelopen maanden.’

‘Goede intenties leiden niet per definitie tot een goed resultaat’

‘Vraagstukken die aan de orde kwamen gingen over transparantie, cultuur en hiërarchie. Specifieker ging het over de verantwoordelijkheid die mensen hebben ten opzichte van anderen die afhankelijk van hen zijn – in onderwijs, in teams, bij promotiebegeleiding. Die verantwoordelijkheid mag meer gevoeld worden – of je nu bestuurder, hoogleraar of docent bent. Mensen moeten zich meer bewust worden van hoe ze overkomen op anderen. Vraag dat ook gewoon een keer: hoe kom ik eigenlijk op jou over? Wat vind je van mijn cursus, mijn begeleiding? Heb je iets van mij nodig om je werk goed te kunnen doen?’

‘De mediastorm is een versneller geweest van het bewustwordingsproces waar we mee aan het werk moeten. In ons plan van aanpak staan deelprojecten die we willen oppakken, maar daaronder zit een organisatiecultuur waaraan we moeten werken.’

Wat is het allerbelangrijkste dat jullie de afgelopen maanden hebben geleerd?

Muskens: ‘Dat het thema sociale veiligheid constante aandacht nodig heeft. Ik zie het rapport als steun in de rug en bevestiging dat we op de goede weg zijn, maar dat bepaalde initiatieven snel ter hand genomen moeten worden.’

Sanders: ‘Er is de afgelopen jaren door veel mensen met de beste intenties aan sociale veiligheid gewerkt. Maar goede intenties leiden niet per definitie tot een goed resultaat. Het moet ook goed georganiseerd worden. Dát gaan we nu doen.’