Het externe onderzoek naar RUQuest, het zoeksysteem van de Universiteitsbibliotheek, levert een rapport vol problemen op. Maar, zo zegt de onderzoeker die het systeem tegen het licht hield: RUQuest is wel degelijk bruikbaar. UB-directeur Natalia Grygierczyk: ‘We hadden meer aan verwachtingsmanagement moeten doen.’

Wetenschappers en studenten klaagden vorig jaar steen en been toen de vertrouwde catalogus van de Nijmeegse Universiteitsbibliotheek (UB) werd vervangen door RUQuest, een wereldwijd cloudsysteem waarin gezocht kan worden naar zowel digitale als fysieke literatuur. Literatuur die voorheen gemakkelijk vindbaar was, zou volgens de zoekresultaten opeens niet meer bestaan. Vooral onderzoekers die afhankelijk waren van hun boeken – de geesteswetenschappers en juristen bijvoorbeeld – waanden zich soms in kafkaëske situaties.

De Ondernemingsraad kaartte de problemen aan bij het college van bestuur, waarna besloten werd een extern onderzoek te laten doen. Hoofdvraag: is RUQuest eigenlijk wel geschikt als zoeksysteem voor de Nijmeegse collectie? De gepensioneerde Eric Sieverts, die binnen universiteitsbibliotheken bekend staat als ‘zoeksysteemexpert’, nam de klus op zich.

‘Voor de ontsluiting van de bijzondere collectie is nog geen technische oplossing gevonden’

Na 41 interviews met wetenschappers, studenten en UB-medewerkers, ligt het rapport nu bij het college van bestuur (en is het te lezen via Radboudnet). De 12 pagina’s zijn een aaneenschakeling van technische problemen met RUQuest. Wat overigens ook niet gek is, want de insteek van het onderzoek was juist op zoek te gaan naar de pijnpunten. Toch schrijft Sieverts óók dat gebruikers van RUQuest over het algemeen redelijk tevreden zijn en dat hij het systeem in zijn huidige vorm zeker bruikbaar acht.

Bevestiging

‘Het rapport bevestigt wat we eigenlijk al weten’, reageert Natalia Grygierczyk, directeur van de UB. Dat het probleem zich concentreert op de eigen, fysieke collectie van de universiteit, is voor haar dan ook geen verrassing. ‘Ik ben niet geschrokken van het rapport. Dat was ik al veel eerder, toen de problemen naar boven kwamen.’

Volgens de directeur zijn de gaten in het systeem inmiddels grotendeels gedicht – ook veel fouten die in het rapport nog worden genoemd. De onhandigheden zijn er deels nog wel, maar worden steeds minder als storend ervaren, meent Grygierczyk. ‘We krijgen steeds minder klachten binnen. Mensen moesten het systeem ook leren kennen.’

Een van die onhandigheden, die af en toe nog tot frustraties leidt, is het verkrijgen van toegang tot het systeem: omdat RUQuest een cloudsysteem is, mag de UB vanwege het veiligheidsprotocol van de universiteit geen persoonlijke gegevens van gebruikers opslaan. Gevolg: iedereen die boeken wil lenen moet zich aanmelden. Als ze een jaar niet actief geweest zijn, moeten ze dat opnieuw doen. ‘Hoewel dat maar een paar minuten kost, kunnen mensen dat als een barrière ervaren, maar daar kan de UB niks aan doen’, aldus bibliothecaris Gonny Kremers.

Bijzondere collectie

Een grotere zorg zijn de ‘onvolkomenheden en inconsequenties’ (dixit Eric Sieverts) die in het systeem zitten, waar het gaat om het doorzoeken van de fysieke collectie in Nijmegen. Dat probleem voelen bijvoorbeeld onderzoekers die op zoek gaan in de bijzondere collectie, die bestaat uit ruim 160.000 titels uit de negentiende eeuw en vroeger, en vijfhonderd oude handschriften. Wie een titel uit de collectie zoekt, vindt lang niet altijd wat hij zoekt, ook niet als er netjes gezocht wordt op de titel.

‘Voor de ontsluiting van de bijzondere collectie is nog geen technische oplossing gevonden’, zegt Grygierczyk. ‘Daaraan wordt gezamenlijk met andere bibliotheken gewerkt. We kunnen dat niet op eigen houtje doen.’ Het noodverband dat de UB daarom heeft gelegd: wie materiaal uit de bijzondere collectie nodig heeft, kan rekenen op persoonlijke hulp van een medewerker.

Vergissing

Dat de invoering in december 2016 niet vlekkeloos verliep, erkent Grygierczyk. Zij steekt daarvoor deels de hand in eigen boezem. ‘Als ik het opnieuw mocht doen, had ik veel meer aan verwachtingsmanagement gedaan. Dan had ik gezegd: “We gaan over op een heel ander systeem – waar vast en zeker nog fouten in zitten. Wij zullen voor jullie klaarstaan als er problemen zullen zijn.”’ In plaats van een dergelijke houding aan te nemen, zei Grygierczyk in maart tegen ANS dat ‘het allemaal wel meevalt met de problemen’. Dat was een vergissing, bleek snel daarna.

‘Vergeet niet dat RUQuest ook veel problemen opgelost heeft’

Tegelijkertijd valt de UB ook weer niet zo veel te verwijten, vindt ze. Het is nu eenmaal geen sinecure om een lokaal catalogussysteem te verbinden aan een wereldwijd systeem. Doordat het oude, lokale systeem aangepast was aan de wensen van de Nijmeegse gebruiker maakte het de conversie naar RUQuest extra moeilijk. Bij het oude systeem blijven was geen optie, want dat werd niet meer onderhouden door de leverancier; overigens dezelfde als die van het huidige systeem.

‘En vergeet niet dat RUQuest ook veel problemen opgelost heeft’, zegt bibliothecaris Gonny Kremers. ‘Het zoeken in de digitale collectie werkt stukken beter.’ Andere positieve punten: mensen kunnen nu wereldwijd zoeken – ‘dan kom je nog eens een ander boek tegen’ – en het gaat veel sneller om nieuwe digitale literatuur aan het systeem toe te voegen.