Eén jaarrooster voor alle studenten en een visie op onderwijsondersteuning voor de hele universiteit. De doorlichting van de ondersteunende diensten van de Radboud Universiteit, die net over de helft is, verbindt Radboud Services ook sterker met de faculteiten. ‘Veel efficiënter’, meent directeur Gerard van Assem.

Gerard van Assem nipt van een kop heet water, zonder theezakje. Dat wil niet zeggen dat de ondersteunende diensten van de universiteit moeten bezuinigen, benadrukt de directeur van Radboud Services in zijn kamer in het Berchmanianum. ‘Ik ben gewoon verkouden.’

‘De doorlichting is geen besparingsoperatie. We willen de kwaliteit van onze diensten omhoog halen en een betere werkgever worden.’

Sinds 2016 bezoekt een visitatiecommissie daarom de ondersteunende diensten van de universiteit zoals Onderwijsondersteuning, Marketing en Communicatie en het Universitair Vastgoedbedrijf.

‘Drie jaar geleden hadden het college van bestuur en de directeuren het beeld dat de ondersteuning in de faculteiten en in Radboud Services niet goed genoeg samenwerkten’, zegt Van Assem. ‘Er was behoefte om meer als één organisatie te werken. Vicevoorzitter Wilma de Koning wilde dat graag doen in samenspraak met de werknemers.’

Hoe vindt dat gesprek plaats?

‘Eigenlijk doen we hetzelfde als bij een visitatie van onderwijs en onderzoek: na een inventarisatie volgt een een zelfevaluatie via enquêtes en workshops in Soeterbeeck. Daarna stelt de projectgroep een verbeteragenda op. De visitatie onder leiding van Joop Kessels, de voormalig algemeen directeur van de Universiteit Utrecht, voert gesprekken en toetst de agenda. Daarna stelt het college in overleg met de directeuren bedrijfsvoering een verbeterplan vast. Dat wordt opgepakt door het programma kwaliteitsondersteunende functies. Het klinkt misschien een beetje technocratisch, maar het werkt wel.’

‘In vier jaar tijd worden de elf kolommen van de Radboud Universiteit bezocht. We hebben net de zevende doorlichting opgestart.’

Kunt u een paar voorbeelden geven van verbeteringen die al werden doorgevoerd?

‘De doorlichting liet zien dat geen twee faculteiten op dezelfde manier zijn ingericht, daar hebben we de afgelopen decennia ook niet op aangestuurd. De organisatie en de besluitvorming gebeurt overal op een andere manier. Nu is met de faculteiten afgesproken dat voor de onderwijsondersteuning in elke faculteit afstemming plaatsvindt in dezelfde driehoek: een hoofd onderwijsondersteuning, een directeur bedrijfsvoering en een vicedecaan onderwijs. De hoofden onderwijsondersteuning vormen met de directeur Studentenzaken het Managementteam Education & Student Support. Zo spreekt iedereen met hetzelfde mandaat op vergaderingen: veel efficiënter.’

‘Daarnaast gebeurt de aanmelding van buitenlandse studenten veel sneller, werken we toe naar één jaarrooster en hebben we voor het eerst in 95 jaar een visie op onderwijsondersteuning. Dat zijn wezenlijke dingen.’

Waarom gebeurt de doorlichting niet door een extern bureau?

‘Een extern bureau zou misschien wel een haarscherpe analyse kunnen maken met allerlei marktbeelden en succesverhalen in het achterhoofd, maar in zo’n geval is de eigen organisatie minder betrokken. Als we een groot deel van onze eigen verbeteragenda’s kunnen realiseren, dan doen we het hartstikke goed.’

‘Onze medewerkers nemen de visitatie serieus. Mensen krijgen een soort wedstrijdspanning voor ze met de commissie spreken. Maar de uitkomst gaat niet naar Den Haag of de inspectie: het is puur voor onszelf.’

Hoe waken jullie ervoor dat de doorlichting zelf niet te veel bureaucratie genereert?

‘Vraag dat aan een bedrijfskundige en je krijgt een flauw antwoord: goede bureaucratie is fantastisch (lachje).’

‘Alle gekheid op een stokje: we willen naar minder bureaucratie, naar meer creativiteit en verantwoordelijkheid laag in de organisatie en naar een cultuur waarin mensen fouten mogen maken.’

Hebben jullie zicht op de kosten en baten van de doorlichting?

‘Voor de kosten maken we elk jaar een begroting, maar de baten zijn een ingewikkeld verhaal. Hoe druk je in geld uit dat buitenlandse studenten voortaan veel sneller geholpen worden met hun aanvraag? En als mensen meer plezier vinden in hun werk, hoe hang je daar dan een euroteken aan?’

In zijn afscheidsinterview zei Jef van de Riet dat het aan zijn opvolger was om de structuur van Radboud Services, met achttien directeurs, te vereenvoudigen.

‘Het klopt dat Radboud Services moeilijk te besturen is in zijn huidige vorm. In de toekomst zullen minder mensen een grotere eenheid moeten besturen. Samen met de directeur gaan zij een managementteam vormen.’

‘Uit de doorlichting blijkt dat veel van onze medewerkers niet precies weten wat ze wel en niet mogen doen. Daar ligt een taak voor management: meer rust en meer duidelijkheid brengen, zodat mensen met plezier hun werk kunnen doen.’