Door de coronacrisis is de werkdruk bij de roosteraars van de Radboud Universiteit al een jaar lang erg hoog. Zolang er onduidelijkheid is over de coronamaatregelen voor het hoger onderwijs zal dat zo blijven, vertellen drie roosteraars. ‘Afgelopen zomer ben ik niet op vakantie geweest.’

In normale tijden hebben de roosteraars van de Radboud Universiteit het twee keer per jaar bovengemiddeld druk, namelijk in de maanden maart-april en oktober-november, wanneer ze de onderwijsroosters voor het volgende semester samenstellen. Dankzij die roosters weten studenten en docenten wanneer en waar ze een college of een tentamen hebben.

‘Waar mogelijk bouwen we voort op de roosters van de voorbije jaren’, zegt Cecilia Stutvoet, die bij de Letterenfaculteit werkt. ‘Toch moeten we altijd een hele hoop informatie verwerken. Zijn het werk- of hoorcolleges? In welke periode vallen de colleges en hoelang duren ze? Hoe groot moeten de collegezalen zijn? Enzovoort.’

Veertig onderwijsroosters

Vervolgens voeren de roosteraars deze informatie in Syllabus Plus in, een computerprogramma dat over de hele campus wordt gebruikt. Daarna volgt een knelpuntenoverleg met alle roosteraars van de universiteit om de zalen voor grote colleges zo eerlijk mogelijk over de faculteiten te verdelen. Tot slot worden zalen geroosterd voor kleinere groepen.

En dan begint het leuke werk. ‘Na de automatische roostering moeten we de roosters zo werkbaar mogelijk maken voor studenten en docenten’, zegt Stutvoet. ‘Daarbij is het van belang om geen overlap te hebben van colleges. Vaak moet er driftig gepuzzeld worden om de roosters voor het volgende semester rond te krijgen.’

‘Wij verzorgen ruim veertig onderwijsroosters’, zegt Priscilla Read, die roostert bij de Managementfaculteit. ‘Zeker bij grote opleidingen zijn er veel werkgroepen die gevolgd worden door verschillende groepen studenten zoals premasters of rechten- en managementstudenten. Je moet zorgen dat dat niet botst met elkaar. Daarom is het belangrijk dat zo min mogelijk met roosters wordt geschoven. Anders is het chaos.’

Vereeniging

Dat laatste is precies wat vorig voorjaar gebeurde. Toen de coronacrisis uitbrak, hadden de meeste roosteraars net de laatste puzzelstukjes gelegd voor het rooster van het eerste semester van collegejaar 2020-2021 . ‘Maar plots moest alles anders’, zegt Stutvoet. ‘Er moest besloten worden welke colleges online moesten en welke fysiek door konden gaan. Door de anderhalvemetersamenleving pasten er nog maar dertig studenten in een zaal voor 160 personen.’

En dus moesten de puzzels opnieuw worden gelegd, met een heleboel extra puzzelstukjes. Niet alle fysieke colleges mochten tegelijk plaatsvinden. Alle opleidingen kregen een dag waarop hun studenten naar de campus mochten komen. Bovendien moesten de aanvangstijden van colleges worden aangepast, omdat niet alle studenten tegelijk in de spits via het openbaar vervoer naar de campus mochten reizen.

De universiteit ging op zoek naar nieuwe en grotere collegezalen op en buiten de campus zoals de Vereeniging en de Schouwburg, zodat grotere groepen studenten toch fysieke colleges konden volgen. Ook dat had weer gevolgen voor roosteraars. ‘Wij moesten rekening houden met afstanden tussen verschillende lokalen’, zegt Stutvoet. ‘Die mochten niet te groot zijn, zodat studenten ze nog kunnen overbruggen in de pauze tussen twee colleges.’

‘We moesten plots ook rekening houden met de reistijd van studenten’

‘Ook de reistijd van studenten speelde een rol: na een college op de campus mochten ze niet meteen online les hebben’, zegt Saskia Segers, die roostert voor de bètafaculteit. ‘Op onze faculteit mocht nagenoeg alleen praktijkonderwijs op de campus; de rest moest online.’

Geen vakantie

Alle drie de roosteraars vertellen dat de werkdruk het afgelopen jaar erg hoog was. ‘We moesten veel overwerken’, zegt Segers. ‘Het is niet erg als dat voor even is, maar op een gegeven moment heb ik aangegeven dat het dit jaar niet opnieuw zo’n jaar moet worden. Anders weet ik niet of ik het allemaal wel volhoud.’

Bij de Letterenfaculteit viel tot overmaat van ramp een van de drie roosteraars uit, waardoor de werkdruk bij de overige twee roosteraars toenam. ‘Aangezien roostering niet zomaar tijdelijk door iemand kan worden overgenomen (zie kader, red.), moesten we veel overwerken’, zegt Stutvoet. ‘Gelukkig konden we enkele van onze andere taken tijdelijk overdragen aan collega’s van de onderwijsadministratie en het stafsecretariaat.’

‘Ik heb geen slapeloze nachten gehad, maar de werkdruk wel gevoeld’

Ook Read ontsnapte niet aan de werkdruk bij de Managementfaculteit – ze kon zelfs geen vakantie nemen. ‘Pas in juni werd duidelijk dat we opnieuw moesten gaan roosteren, omdat ook al het onderwijs in september nog online zou zijn. Toen heb ik dus geen vakantie gehad. Als ik had gewild had dat best even gekund, maar er moet altijd één roosteraar beschikbaar zijn. Pas in januari ging ik op vakantie.’

Voldoening

Sinds januari van dit jaar is de werkdruk weer redelijk normaal, zegt Stutvoet. ‘Voor de komende roosterperiode weten we gelukkig beter wat ons te wachten staat. Al blijft de onzekerheid het lastigst: kan het onderwijs wel of niet weer fysiek zoals voorheen? Hopelijk wordt dit op tijd met ons gecommuniceerd.’

‘Voor corona hadden we het ook druk, maar daar kon je je op voorbereiden’, aldus Read. ‘Nu heb je het zelf niet in de hand. Er gebeurt iets en daar reageer je op. Ik heb geen slapeloze nachten gehad, maar ik heb wel de druk gevoeld.’

Ondanks alles zouden de roosteraars geen andere baan willen hebben. Niets dat zoveel voldoening geeft als het laatste stukje van een uitdagende puzzel leggen.