Het zijn de laatste weken van Jef van de Riet als directeur van Radboud Services en secretaris van het college van bestuur. Vanaf april 2019 wil de langst zittende secretaris van Nederland meer tijd doorbrengen in zijn pas gekochte kleine boerderij in de Bourgogne. 'De overheid legt ons veel bureaucratie op, maar wat we zelf kunnen regelen, doen we goed.'

Omdat hij zijn kantoor in het bestuursgebouw vrij moest maken voor zijn opvolger, is Jef van de Riet (63) als allereerste werknemer van de universiteit naar het Berchmanianum verhuisd. Niet zonder trots gidst de directeur van Radboud Services, de ondersteunende diensten van de universiteit, ons in veiligheidsschoenen en met een witte helm op het hoofd door de lange gangen van het voormalige klooster. ‘De aankoop, verbouwing en renovatie heb ik van dichtbij meegemaakt. Prachtig om zo’n gebouw op de campus te hebben’, zegt de directeur in de kamer waar vroeger het bureau van de pater rector van de jezuïeten stond.

Platte organisatie

Vanaf april zullen we de ‘man met de pijp’ minder over de campus zien wandelen. ‘Drie jaar geleden sprak ik met het college af dat ik dit jaar voor 40 procent met deeltijdpensioen zou gaan. De drie dagen die overblijven zal ik bijzondere projecten doen voor het college en ondersteuning geven aan de faculteit filosofie, theologie en religiewetenschappen.’

Waarom gaat u niet meteen helemaal met pensioen?

‘Dat vind ik een beetje vroeg. Ik kom uit een baan die me zeven dagen in de week 24 uur per dag bezighield. Mensen die in soortgelijke functies stoppen met werken, vallen vaak in een zwart gat. Daarbij: ik heb mijn werk altijd met ontzettend veel plezier gedaan.’

U bent directeur van Radboud Services. Hoe bestuur je een organisatie met achttien directeurs?

‘Dat kan alleen als je heel veel ervaring hebt. Ik loop 25 jaar mee in dit vak. Daarnaast heb ik een hele goede collega-directeur en goede rechterhanden bij het college van bestuur en bij Radboud Services. Ik ben er om de knopen door te hakken. Als alles goed is voorbereid, kan dat snel gebeuren. Dat neemt niet weg dat Radboud Services een platte organisatie is met enkele grote clubs zoals het facilitair bedrijf of de universiteitsbibliotheek en daarnaast kleinere afdelingen zoals het bureau fondsenwerving of de afdeling inkoop. Het is aan mijn opvolger om die structuur te vereenvoudigen.’

‘Het is soms een hele klus om mensen ervan te overtuigen dat het anders moet’

In totaal werken 1.000 mensen bij Radboud Services. Is dat niet wat veel? De kerntaken van de universiteit zijn immers onderwijs en onderzoek.

‘Enkele jaren geleden was er een onderzoek naar de verhouding tussen indirecte en directe kosten binnen de Nederlandse universiteiten. Wij scoorden daar buitengewoon goed op. Het is de keuze van het college van bestuur en de faculteiten om ondersteunend personeel in te zetten bij onderwijs en onderzoek. Sommige hoogleraren, niet de minste, willen niet zonder secretaresse werken. Ook onze onderwijsadviseurs zijn direct gerelateerd aan onderwijs en onderzoek.’

‘Ik verzet mij tegen mensen die zeggen dat we te veel bureaucratie creëren aan onze universiteit. De overheid legt ons veel bureaucratie op, maar wat we zelf kunnen regelen, doen we goed. Ik leg graag uit wat we doen en we zijn heel blij met elke suggestie ter verbetering. Sinds de oprichting van Radboud Services licht een externe visitatiecommissie het centrale en facultaire niveau systematisch door. Denk aan de Dienst Studentenzaken, het International Office en alle onderwijsbureaus. Daar is een hele verbeteragenda uit voortgekomen.’

Wat is er de laatste jaren zoal bijgestuurd?

‘We merkten dat heel veel internationale studenten belangstelling toonden in de Radboud Universiteit, maar slechts een kleine groep schreef zich daadwerkelijk in. Bovendien duurde het te lang voor ze antwoord kregen van de universiteit. Sinds kort is er één admission office en gaat het proces veel sneller. Ook de roostering, die de zeven faculteiten allemaal op hun eigen manier invulden, gebeurt sinds kort op een centrale manier. En waarom moeten we binnen de universiteit twintig verschillende aanstellingsbrieven hebben? Het is soms een hele klus om mensen ervan te overtuigen dat het anders moet, maar het geeft veel appreciatie als het lukt.’

Een belangrijke onderdeel van uw takenpakket is het onderhouden van de banden met de katholieke kerk in Rome. Wat houdt dat in de praktijk in?

‘De link leggen tussen het college van bestuur, de faculteit theologie en mensen uit de katholieke kerk. Dat deed ik in Tilburg al en daar ben ik hier mee doorgegaan. De deuren van Rome gaan gemakkelijker open als je dat over een langere periode doet.’

Heeft u vaak contact met bisschoppen?

‘Minstens één keer per jaar heb ik contact met de Congregatie voor de Katholieke Opvoeding in Rome – het katholieke ministerie van onderwijs, zeg maar. Samen met de vorige rector en de decaan theologie ben ik op bezoek geweest in Rome om te spreken over de positie van de theologie, ontwikkelingen in het katholiek hoger onderwijs en tal van andere zaken.’

Hoe ziet een werkbezoek aan Rome er concreet uit?

‘Bij het ministerie van onderwijs van het Vaticaan geven we een presentatie over de universiteit. Ze vinden het in Rome belangrijk dat prominente universiteiten een binding hebben met de katholieke kerk. Bij het lijstje van 200 beste universiteiten ter wereld zitten tenslotte maar enkele katholieke universiteiten: de KU Leuven, twee Amerikaanse universiteiten en de Radboud Universiteit.’

Katholieke identiteit

‘Daarnaast probeer ik altijd een bezoek te brengen aan de Kerk der Friezen aan het Sint-Pietersplein. Als het in het programma past, breng ik een bezoek aan Antoine Bodar, die in het verleden nog bisschoppelijk gedelegeerde voor het hoger onderwijs en het studentenpastoraat was. In het verleden ging hij soms mee naar de Congregatie.’

Welke vragen krijgt u tijdens zo’n bezoek aan de Congregatie?

‘Op welke manier geeft de Radboud Universiteit in een geseculariseerde samenleving invulling aan haar katholieke identiteit?’

En wat antwoordt u dan?

‘Dat het vak filosofie een onderdeel is van al onze opleidingen en dat we elk jaar geld investeren in het Katholiek Documentatiecentrum. En ik verwijs graag naar de Studentenkerk, een oecumenische kerk met een katholieke link.’

‘We moeten de katholieke wortels levend houden’

‘Als deze universiteit 95 jaar geleden niet door katholieken was gesticht, dan hadden we hier nu niet gezeten. Alleen al daarom moeten we die katholieke wortels levend houden.’

Terwijl een doorsnee student misschien niet eens weet dat de Radboud Universiteit katholiek is.

‘Dat klopt. In Rome hebben ze wel oog voor de maatschappelijke werkelijkheid. Tegelijk vinden ze het belangrijk dat studenten kennis kunnen maken met de katholieke achtergrond van onze universiteit. We hebben christelijke en katholieke studentenverenigingen. Het is misschien maar een kleine groep studenten, maar het is belangrijk dat dat in stand blijft.’

U heeft met verschillende voorzitters samengewerkt. Aan wie houdt u de beste herinneringen over?

‘Roelof de Wijkerslooth stond voor de harde lijn in een tijd dat de universiteit die nodig had. Aan Gerard Meijers passie voor de wetenschap danken we het Radboud Excellence Initiative. En Daniel Wigboldus heeft het grote voordeel dat hij decaan is geweest. Hij kan goed inschatten op welke manier faculteiten op het beleid zullen reageren. Als secretaris moet je je zoveel mogelijk aanpassen aan die nieuwe stijlen. Wie dat niet leuk vindt, moet zelf bestuurder worden. Die ambitie heb ik nooit gehad.’

Bent u wel eens gevraagd om bestuurder te worden?

‘Ja, maar meer ga ik daar niet over zeggen.’

Een van uw collega’s typeerde u als bestuursfluisteraar, een andere zei: ‘Jef weet heel goed wanneer hij moet praten, maar hij weet nog beter wanneer hij moet zwijgen.’

‘Ik vergelijk me wel eens met Tom Poes uit de verhalen van Ollie B. Bommel. Als Ollie B. Bommel het niet meer weet, zegt hij: “Tom Poes, verzin een list.” (lacht)’

‘Een secretaris helpt het college van bestuur om hun doelen te verwezenlijken. Timing is daarin erg belangrijk. Gerard Meijer zei wel eens: de kortste lijn tussen twee punten is een rechte lijn. Maar bestuurlijk is de snelste lijn tussen twee punten soms een enorme kromme.’

Bestuurders komen en gaan, maar u bent de langst zittende universiteitssecretaris van Nederland.

‘Tot voor kort was het heel gebruikelijk dat secretarissen tien à twaalf jaar bleven zitten, nu is de gemiddelde doorlooptijd nog maar vier of vijf jaar. Als het niet klikt met het college, dan kan je eigenlijk maar één consequentie trekken.’

Wordt u nog vaak aangesproken op het kerstfilmpje van Radboud Services, dat onbedoeld viral ging?

‘Nee, achteraf viel dat enorm mee, al heb ik destijds wel twee beroerde kerstweken gehad. Dat filmpje was bedoeld als een knipoog, maar echt iedereen had het gezien. Een volstrekt naïeve onderschatting van hoe die dingen tegenwoordig lopen, maar twee weken later was iedereen het alweer vergeten.’

U wilt de komende jaren meer tijd in Frankrijk doorbrengen. Waarom kocht u een huis in de Bourgogne?

‘Vijfendertig jaar geleden stond ik in Vezelay bij de kathedraal naar het landschap te turen. Toen dacht ik: hier wil ik nog eens wonen. De Bourgogne is een prachtige streek en ligt in tegenstelling tot de Provence niet te ver van Nederland: 670 kilometer kan je gemakkelijk op één dag rijden. Ik kocht een fermette in een dorp van 144 inwoners – wie weet open ik er op termijn wel een bed & breakfast.’