Het vertrek van ombudsfunctionaris Nancy Viellevoye komt hard aan op de Radboud Universiteit. Het is nu aan het college van bestuur om hier lessen uit te trekken, vinden leden van de ondernemingsraad en van de vakbonden. ‘Te vaak hebben we gezien dat de universiteit bang is voor reputatieschade.’

Het vertrek van ombudsfunctionaris Nancy Viellevoye kwam niet als een verrassing voor Max Visser, vicevoorzitter van de ondernemingsraad (OR) van de Radboud Universiteit. Dat Viellevoye tegen problemen aanliep, was al bekend bij de medezeggenschap. ‘Het is geen aanbeveling voor de universiteit dat iemand die hier met hart en ziel heeft gewerkt na tweeënhalf jaar alweer weggaat.’

In een interview met Vox vertelde Viellevoye gisteren te stoppen als ombudsfunctionaris omdat ze continu het gevoel had aan de zijlijn te staan. De belangrijkste reden daarvoor is dat de Radboud Universiteit bij misstanden te vaak externe expertise invliegt in plaats van gebruik te maken van de expertise van de eigen ombudsfunctionaris. Ze had daarom niet het gevoel dat ze genoeg kon betekenen voor melders.

‘De positie van de ombudsfunctionaris moet robuuster en onafhankelijker’

De ondernemingsraad heeft geen goed zicht op het aantal externe onderzoeken dat aan de universiteit wordt uitgevoerd, vertelt Visser. ‘Soms is het vanwege de privacy van betrokkenen ook nodig dat die onderzoeken buiten het zicht plaatsvinden. Maar alle expertise die je inhuurt kost veel geld. De universiteit zou capaciteit moeten opbouwen om dit soort conflicten zelf op te lossen.’

De volgende ombudsfunctionaris zou volgens de OR-leden meer slagkracht moeten hebben. ‘De positie van de ombudsfunctionaris moet robuuster en onafhankelijker. Je moet tegen de hiërarchie van de universiteit op kunnen boksen, bijvoorbeeld wanneer er met een bepaalde leidinggevende veel conflicten zijn.’

Arbeidsconflicten

Ook hekelt Visser de kleine aanstelling van Viellevoye, die niet voldoende bleek om de vele meldingen die bij haar terechtkwamen te behandelen. Daar moet volgens de OR een werkdag bij – plus een administratief ondersteuningsteam.

De OR maakt zich bovendien zorgen over de samenwerking van de ombudsfunctionaris met vertrouwenspersonen en HR-afdelingen. Te veel conflicten kwamen op het bordje van Viellevoye terecht, in plaats van dat die opgelost werden met de leidinggevende of HR. Maar omdat veel HR-afdelingen overbelast zijn, of omdat medewerkers het gevoel hebben dat HR niet onafhankelijk opereert, kwamen de meldingen bij de ombudsfunctionaris terecht. Het college van bestuur zou daarom de positie van HR moeten versterken, stelt Visser.

Cultuurverandering

Ook de vakbonden zijn not amused met het vertrek van Viellevoye. Volgens Arnoud Lagendijk, woordvoerder namens de vakbonden in het Lokaal Overleg en bestuurslid van de Algemene Onderwijsbond (AOb), ligt er nu een belangrijke opdracht bij het college van bestuur. ‘Dit is het moment om orde op zaken te stellen. Bij de komst van een nieuwe ombudsfunctionaris moet de positie in de organisatie duidelijk zijn. Wie gaat met welke meldingen om? Welke klachten worden doorverwezen naar HR en welke niet? In welke gevallen wordt externe expertise ingevlogen? Hoe geven we goed vervolg aan de uitkomsten, ook als dat serieuze consequenties heeft voor betrokkenen?’

‘Te vaak hebben we in het verleden gezien dat de universiteit bang is voor reputatieschade’

Lagendijk meent dat het hoog tijd is voor een cultuurverandering binnen de Radboud Universiteit. ‘Het systeem rondom sociale veiligheid werkt pas als de juiste stappen zijn genomen om misstanden aan te pakken. Te vaak hebben we in het verleden gezien dat de universiteit bang is voor reputatieschade. Maar het is juist belangrijk om de ombudsfunctionaris te betrekken bij dit soort gevallen. Dat kan intern een groot effect hebben, waardoor er over deze zaken ook naar buiten beter gecommuniceerd kan worden. Management en leidinggevenden moeten leren beter om te gaan met conflicten. Zo werkt het hele systeem beter.’

Het Lokaal Overleg heeft al eerder een punt gemaakt over de gebrekkige basisvoorzieningen van de ombudsfunctionaris. ‘Naar aanleiding van de cao-bepaling die de aanstelling van een ombudsfunctionaris voorschrijft, zijn verschillende richtlijnen ontwikkeld. Daarbij horen ook een goede werkruimte en technische ondersteuning. Die waren niet in orde. Ik hoop dat dit nu snel wordt opgepakt.’