Met de financiële zorgen die op de universiteit afkomen mag de nieuwe directeur van Radboud Services, Gerben Smit, meteen aan de bak. Maar verontrusten doet dat hem niet. ‘Als je de stofkam door sommige begrotingen haalt, kan je een behoorlijk bedrag winnen zonder pijn te doen aan de organisatie.’

1300 mensen, goed voor 900 FTE, werken er bij Radboud Services, de ondersteunende diensten van de universiteit. Nee, die zal hij niet allemaal bij naam kennen, vertelt Gerben Smit (1970). Vanaf 1 januari is hij de nieuwe directeur van de ondersteunde diensten van de universiteit, tot die tijd treedt hij op als waarnemend directeur.

De komende maanden wil Smit gebruiken om de verschillende divisies, afdelingen en faculteiten beter te leren kennen. Hij wijst naar zijn tas. ‘Ik heb mijn kantoor altijd bij mij’, zegt Smit, die al zeven jaar bij de Radboud Universiteit werkt, onder andere als directeur Campus & Facilities.

‘Vanochtend ben ik begonnen in het Elinor Ostromgebouw, maar ik vind het leuk om over de hele campus te werken. Door af en toe een praatje te maken met een portier houd ik verbinding, los van alle formele vergaderingen met medewerkers en met de directeuren van Radboud Services.’

Een stukje vet

Door inflatie, stijgende energiekosten en een nieuwe cao zal Smit over minder budget beschikken dan zijn voorgangers, maar een concreet bedrag om te besparen heeft de nieuwe directeur naar eigen zeggen niet. ‘De hele universiteit heeft als doel om in 2027 een begroting in evenwicht te presenteren’, zegt hij. ‘Daar werken wij ook naartoe.’

Volgens Smit heeft Radboud Services een omvangrijk budget, maar zal de organisatie de komende jaren scherper aan de wind moeten varen. Hoe hij dat wil realiseren? ‘We kunnen opletten bij de inkoop. We huren veel adviseurs in, dat kan minder. En ook het aantal vierkante meter kantoor- en magazijnruimte kan wellicht naar beneden.

‘Af en toe doen we dingen die eigenlijk niet bij de strategie van de universiteit horen. Daar kunnen we mee ophouden’

Eerst het laaghangend fruit plukken, lijkt het devies van de nieuwe directeur. ‘Als je de stofkam door sommige begrotingen haalt, kan je soms een behoorlijk bedrag winnen zonder pijn te doen aan de organisatie. Af en toe is er gewoon een stukje vet ontstaan, doen we dingen die eigenlijk niet bij de strategie van de universiteit horen. Daar kunnen we mee ophouden.’

Van zicht op ontslagen is geen sprake, verzekert Smit. Ook worden niet minder mensen geworven dan voorheen. Maar formatie-uitbreidingen zijn niet meer aan de orde. ‘Als er toch nieuwe taken op ons af zouden komen, dan kijken we bewust hoe we dit zullen invullen en hoe dat bekostigd wordt. We gaan heel bewust om met nieuwe vacatures.’

Op de casus van Radboud Academy, dat flink moet bezuinigen en Huize Heyendael verlaat, kan hij niet ingaan. ‘Pim van Zanen, divisiedirecteur Marketing and Communications, heeft jullie daarover te woord gestaan. Ik ben nog maar acht dagen aan de slag en heb me daar nog niet voldoende in kunnen verdiepen.’

Geen uitbreiding Huygensgebouw

De bezuinigingen hebben ook gevolgen voor het Campusplan, dat de visie van de Campus op 2030 presenteert. ‘We hebben altijd gezegd dat dit een levend document is dat we kunnen bijsturen wanneer zich veranderingen voordoen. De wereld ziet er nu anders uit dan toen het plan werd gepresenteerd. In de bouwwereld zijn de kosten gestegen. Ook andere factoren, zoals het actuele aantal studenten en de bezettingsgraad van de campus, spelen hier een rol in.’

De nieuwbouw voor geesteswetenschappen in het Spinozagebouw zal wel nog steeds in 2027 afgerond zijn, maar Campus & Facilities werkt op dit ogenblik aan een aanpassing van het tienjarenplan. Dat wordt begin 2025 voorgelegd aan het college van bestuur. De verwachting is dat daar enkele wijzigingen instaan ten opzichte van het huidige Campusplan. ‘In het huidige plan staat bijvoorbeeld een uitbreiding van het Huygensgebouw. Daarvan zien we nu dat het vooralsnog financieel niet haalbaar lijkt zoals eerder gepland en voorgesteld, maar we zijn nog wel in gesprek met de faculteit hierover.’

Robots

Als nieuwe directeur wil Smit vooral toekomstgericht denken. ‘Wat is er over vijf jaar nodig? Hoe verandert de dienstverlening en hoe nemen we onze mensen daarin mee?’, vraagt hij zich luidop af. ‘Opeens is Artificial Intelligence heel belangrijk in de horeca. Wat zijn de ontwikkelingen op dat gebied? Dat is voor mij de toekomst.’

Dat betekent niet dat we op korte termijn door robots bediend zullen worden in de Refter. ’75 procent van het innovatiebudget moet naar onze mensen gaan, zodat ze zich kunnen blijven ontwikkelen. Het is normaal dat onze dienstverlening vernieuwt, we moeten onze mensen daar in meenemen. Als directeur wil ik graag randvoorwaarden scheppen waardoor mensen hun werk goed kunnen doen.’

Hoe Radboud Services er binnen vijf jaar zal uitzien? ‘Het zou mooi zijn om de professionele services samen met de faculteiten in te richten, dat we gezamenlijke doelen stellen’, zegt Smit. ‘Daar werken we in de bedrijfsvoering naartoe: we vereenvoudigen de processen zodat we de werkdruk kunnen verminderen. We willen onze dienstverlening nog meer afstemmen op onze doelgroepen: studenten, medewerkers en bezoekers van de campus.’