Sinds deze maand ligt er een spiksplinternieuw promotiereglement, en moeten promovendi zich inschrijven in een promotievolgsysteem: Hora finita. Vijf vragen over de nieuwe regels.

#1 Promotiereglewat?

In feite is het promotiereglement niets anders dan een lijstje regels en afspraken die gelden voor iedereen die betrokken is bij een proefschrift. Daaronder valt de promovendus zelf, maar ook diens begeleiders, zoals hoogleraren. In het reglement staat onder meer dat promovendi een plan moeten opstellen over cursussen die ze willen gaan volgen, maar ook welke procedure gevolgd dient te worden op het moment dat het proefschrift af is.

#2 Waarom is überhaupt zo’n reglement nodig? Er bestaat toch ook geen docentenreglement?

Promovendi nemen een bijzondere plek in op de universiteit. Wie een proefschrift schrijft, legt als het ware een proeve van bekwaamheid af dat hij of zij geschikt is voor het doen van wetenschappelijk onderzoek. Meer dan andere banen in de academische wereld – zoals postdoc of (tijdelijk) docent – wordt het promotietraject dan ook gezien als een opleidingstraject. Het promotiereglement is een belangrijke manier waarmee universiteiten de kwaliteit willen waarborgen.

Ook verkeren promovendi – staande op de onderste trede van de academische ladder – in een kwetsbare positie. De afgelopen jaren kwamen veel verhalen naar buiten van promovendi die last hadden van bijvoorbeeld werkdruk of machts- en ander misbruik. Het reglement moet ook bescherming bieden hiertegen.

#3 Waarom zijn de regels aangepast?

Daar zijn verschillende redenen voor, legt beleidsmedewerker Steffie Hampsink uit, die meeschreef aan het nieuwe reglement. ‘Allereerst sloot het oude document niet meer aan bij de huidige wetenschappelijke praktijk en de afspraken binnen universiteitenvereniging VSNU’. De VNSU wil – net als belangenorganisaties van promovendi – al een tijdje de voortgang van promoties beter volgen.

Hampsink: ‘De oude versie van het Nijmeegse reglement beschreef alleen welke procedure gevolgd moest worden op het moment dat iemands proefschrift af was. Denk aan het samenstellen van een manuscriptcommissie en het prikken van een datum voor de verdediging.’ Hoe de begeleiding tijdens het promotietraject zelf geregeld was, en hoe invulling gegeven werd aan het opleidingsdeel, was veel vrijblijvender.

Een ‘vier-ogen-principe’ moet voorkomen dat promovendi te afhankelijk worden van hun promotor

Ook, vervolgt Hampsink, stond nog niet op papier hoe PhD-studenten om moeten gaan met hun onderzoeksdata, en hoe deze gearchiveerd dienen te worden. Ten slotte was er minder zicht op hoe het traject verliep van externe, zogeheten buitenpromovendi. Dat zijn mensen die niet in dienst van de universiteit zijn, maar toch aan een dissertatie werken.

#4 Wat verandert er concreet?

Drie zaken springen eruit. De belangrijkste wijziging is dat elke promovendus voortaan tenminste twee begeleiders heeft. Dit ‘vier-ogen-principe’ moet voorkomen dat promovendi te afhankelijk worden van hun promotor. Ook de coördinator van de graduate school houdt een oogje in het zeil, in jaarlijkse gesprekken. Hampsink: ‘Dat maakt het makkelijker om aan de bel te trekken.’

Registratie bij zo’n (facultaire of landelijke) graduate school wordt ook verplicht voor alle promovendi, net als het maken van een zogeheten opleidings- en begeleidingsplan (OBP). Daarin staat bijvoorbeeld welke professionaliseringscursussen een promovendus gaan volgen – denk aan presentatievaardigheden of statistiek. De invulling hiervan verschilt per graduate school en per type promovendus – regulier of extern.

Elke promovendus moet zich inschrijven in het promotievolgsysteem Hora finita

Als derde moet elke promovendus zich bij aanvang van het promotietraject inschrijven in het nieuwe promotievolgsysteem Hora finita. ‘Dat bevat een dashboard met overzicht – voor zowel promovendus als begeleiders – van alle taken en checklists’, legt Bea Edlinger uit, die het systeem in Nijmegen mee opzette. Zo moeten diploma’s en het OBP worden geüpload, en staat vermeld wanneer mensen voortgangsgesprekken hebben.

Promotietrajecten lopen in de regel zo een jaar uit ten opzichte van de vier jaar die er meestal voor staat. Slechts 6,5 procent rondt de PhD binnen die termijn af; na zes jaar is 43 procent nog altijd niet klaar. Toch is het rendement opkrikken geen primair doel van de nieuwe regels, zegt Hampsink.

#5 Voor wie gaat het gelden?

Voor alle promovendi. Of ze nu een vierjarige aanstelling hebben op de Radboud Universiteit, door een externe beurs gefinancierd worden, of buitenpromovendus zijn. Hampsink: ‘Als je niet in het volgsysteem zit, mag je simpelweg niet promoveren.’ Ook promovendi die al een aantal jaar bezig zijn, gaan ‘over’ naar het nieuwe systeem. Voor mensen die al bijna klaar zijn met hun proefschrift, komt een overgangsregeling. Ook veel andere universiteiten hebben hun promotiereglement de laatste tijd aangepast.