Met een nieuw softwareprogramma wil de universiteit de bezetting van acht gebouwen op de campus beter in kaart brengen. Dat is niet alleen handig voor de roostering van onderwijszalen, maar kan volgens medewerkers van Campus & Facilities ook bijdragen aan de duurzaamheid van de campus.

“In dit gebouw meten we de bezettingsgraad”, is een boodschap die momenteel op verschillende plekken op de campus te lezen is. De witte bordjes met rood opschrift hangen er omdat de universiteit recent een softwarepakket heeft aangekocht, waarmee ze een beter inzicht wil krijgen in de manier waarop de drukte over de campus verspreid is.

Tot voor kort gebeurden tellingen van de bezetting nog handmatig: medewerkers turfden in een boekje hoeveel studenten in een collegezaal zaten of hoeveel medewerkers in een bepaalde vleugel van een gebouw aanwezig waren. Alleen waren die handmatige tellingen vaak momentopnames. ‘Denk aan slecht weer of tentamenperiodes’, vertelt Koen Fleuren van Campus & Facilities. ‘Dan is het minder druk op de campus.’

Campuswifi

Daar moet nu verandering in komen. Met behulp van software van HubStar kan de universiteit de bezettingsgraad over een lange periode in kaart brengen. ‘We hebben het systeem geïnstalleerd in acht gebouwen (zie kader, red.) waar veel onderwijs plaatsvindt, maar waar ook studiewerkplekken en kantoren zijn’, vertelt René Hagels van Campus & Facilities. ‘In realtime kunnen we zien hoeveel mensen aanwezig zijn. Dat helpt ons om onze voorzieningen goed af te stemmen op de behoeftes.’

‘Alle data zijn geanonimiseerd en niet herleidbaar tot personen of individuele kantoren’

Hoe werkt het? De software wordt gevoed via de zogeheten wifi acces points. Het aantal op het netwerksysteem van de campus ingelogde personen – op eduroam of als gast – is zichtbaar in het systeem. Wie niet is ingelogd op de campuswifi of wie via 4G surft, wordt niet meegenomen in de telling. De privacy van studenten en medewerkers komt niet in het gedrang, legt Hagels uit. ‘We meten niet per kantoorruimte maar per gebouwdeel. Alle data zijn geanonimiseerd en niet herleidbaar tot personen of individuele kantoren, we weten dus niet wie wanneer aanwezig is op de campus’, zegt hij.

Schoonmaakprogramma’s

Hagels opent het softwareprogramma waarin de plattegronden van de acht gebouwen worden weergegeven. Als hij op een gebouw klikt, kan hij vervolgens kiezen voor een bepaalde etage, vleugel of collegezaal. Zowel voor het hele gebouw, de etage als de zaal geeft het programma in percentages en in absolute aantallen weer hoeveel personen gemeten worden. ‘In het Collegezalencomplex is een zaal met een capaciteit van 423 personen, daar is nu 11 procent van aanwezig’, zegt Hagels. ‘Dat kan kloppen, want op dit moment is het pauze.’

Volgens Hagels is het om meerdere redenen interessant om te weten hoe studenten en medewerkers zijn verspreid over de universiteitscampus. ‘De informatie uit het systeem kan helpen bij de roostering van onderwijszalen’, zegt hij. ‘Er wordt wel eens gezegd dat we te weinig of te kleine zalen hebben. Met dit programma kunnen we checken of het zaalaanbod in overeenstemming is met de behoefte. En als iemand last-minute een zaal nodig heeft, kunnen we zien waar er ruimte is.’

IJken

Koen Fleuren van Campus & Facilities ziet nog andere toepassingen: ‘Deze software kan bijdragen aan de duurzaamheid van de universiteit’, zegt hij. ‘Door niet meer gebouwen neer te zetten dan nodig is, of door de verwarming niet aan te zetten als er niemand aanwezig is in een bepaalde vleugel van een gebouw. Met behulp van deze data kunnen we ook ons schoonmaakprogramma bijsturen: waar het druk is, kan je vaker poetsen en waar het niet druk is, minder.’

‘De cijfers van de bezettingsgraad van grote collegezalen zijn al erg accuraat’

Maar zover is het nog lang niet, gaat Fleuren verder. ‘Als we hier conclusies aan willen verbinden, dan moeten we zeker zijn dat het systeem ook klopt. Momenteel zijn we het systeem nog aan het ijken. Dat doen we door handmatig te tellen hoeveel stoeltjes in een collegezaal bezet zijn, en door dit te vergelijken met de cijfers die uit de software komen. De cijfers van de bezettingsgraad van grote collegezalen zijn al erg accuraat, maar voor de andere gebouwen moeten we het programma nog verfijnen.’

Campusplan

Zullen de resultaten van deze metingen ook gebruikt worden bij de verwezenlijking van het Campusplan? Zijn gegevens over de bezettingsgraad in het Erasmusgebouw bijvoorbeeld nuttig om de werkomgeving in de nieuwbouw voor de geesteswetenschappen op af te stemmen? ‘Dat is zo één op één niet te zeggen’, aldus Fleuren en Hagels.

‘Wij proberen onze voorzieningen zo duurzaam mogelijk te gebruiken en we proberen ze zo goed mogelijk te laten aansluiten op behoeftes die er zijn’, aldus Fleuren. ‘Dit pakket geeft inzicht om te zeggen dat er bijvoorbeeld ergens ruimtetekort is. Met die informatie kunnen we, in gesprek met faculteiten en met de gebruikers van de gebouwen, kijken hoe we de drukte beter over gebouwen kunnen spreiden. Maar daarvoor is het wachten op de eerste analyses van onze metingen.’