Nancy Viellevoye stuitte in haar eerste jaar als ombudsfunctionaris op grote onvrede over het gebrek aan transparantie van leidinggevenden en bestuurders. Dat komt de sociale veiligheid niet ten goede, concludeert ze. Ze ziet bovendien hoe groepen tegenover elkaar komen te staan als een organisatie niet genoeg doet om ze juist met elkaar in gesprek te brengen, zoals op de Faculteit der Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen.

Nancy Viellevoye komt in haar werk niet de mooiste kant van de universiteit tegen. ‘Veel dingen gaan ook wél goed’, zegt de ombudsfunctionaris bijna verontschuldigend. Maar omdat medewerkers nu eenmaal niet bij haar aankloppen met succesverhalen, is zij de aangewezen persoon om de universiteit een spiegel voor te houden op het gebied van verstoorde arbeidsrelaties en sociale veiligheid.

Dat doet de juriste dan ook, in haar jaarverslag over het jaar 2022 – het eerste jaar dat de universiteit een ombudsfunctionaris had. Uit dat verslag blijkt dat vorig jaar 95 medewerkers een melding hebben gedaan bij Viellevoye (zie kader). Die gaan in de meeste gevallen over ongewenst gedrag, een conflict met de leidinggevende of samenwerkingsproblemen.

‘Medewerkers pushen zichzelf én hun collega’s tot het uiterste’

Als onafhankelijk ‘klachtenloket’ kan Viellevoye meerdere vervolgacties ondernemen: ze kan melders bijstaan met advies, maar ook bemiddelen tussen medewerkers, aandringen op een onderzoek bij een faculteitsbestuur of het college van bestuur, of een eigen onderzoek opstarten.

Meestal – in 77 procent van alle gevallen – blijft het bij een advies, blijkt uit het jaarverslag. Dat komt ook doordat veel melders niet willen dat hun klacht bij collega’s – lees: de leidinggevende – terechtkomt omdat ze vrezen voor hun carrièrekansen. Met name promovendi verkeren in een ultra-afhankelijke positie.

Champions League

In haar eerste jaar als ombudsfunctionaris heeft Viellevoye de universiteit leren kennen als een plek die sterk gericht is op competitie en excellentie, vertelt ze in haar kantoor in de Thomas van Aquinostraat. ‘Dat zie je natuurlijk in meer sectoren. Over De Wereld Draait Door werd gezegd dat er Champions League werd gespeeld. Ik heb het idee dat veel mensen dat ook vinden van hun werk op de universiteit.’ Het gevolg: ze pushen zichzelf én hun collega’s tot het uiterste.

Net zoals bij De Wereld Draait Door ligt grensoverschrijdend gedrag dan op de loer. En net als bij de talkshow zijn het vaak de medewerkers in de lagere posities die daarvan het slachtoffer worden. Zij voelen bijvoorbeeld te weinig steun van hun leidinggevende of worden het slachtoffer van machtsmisbruik. Viellevoye: ‘Op bepaalde posities zitten mensen die ontzettend goed zijn in hun vakgebied, maar dat wil nog niet zeggen dat zij goede leidinggevende capaciteiten hebben.’

Filosofie

In het jaarverslag van de ombudsfunctionaris springt het aantal meldingen afkomstig uit de Faculteit der Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen (FFTR) in het oog (17 meldingen, 18 procent van het totaal, zie kaderstuk). De kleinste Nijmeegse faculteit zag in 2020 de schijnwerpers op zich gericht, toen hoogleraar en beoogd decaan Paul Bakker beticht werd van ‘ongepast handelen’. Het duurde bijna drie jaar voordat er duidelijkheid kwam over Bakkers toekomst: deze week maakte de universiteit bekend dat hij aanblijft als hoogleraar, maar geen onderwijs meer zal geven.

Volgens Viellevoye, die naast haar werk voor de universiteit ook nog een eigen mediationbureau heeft, duiden de vele meldingen vanuit de FFTR op blijvende onrust op de werkvloer. ‘Ondanks alles wat daar al is gebeurd op het vlak van sociale veiligheid, gaat het nog niet goed. Er heeft een cultuuronderzoek plaatsgevonden, er zijn werkgroepen opgericht, maar toch blijven groepen tegenover elkaar staan. Die polarisatie, die ik overigens ook op andere plekken op de universiteit zie, is daar heel sterk.’

‘Iedereen wil verder, afsluiten en gaan bouwen’

De universiteit moet meer doen om groepen met elkaar in gesprek te brengen, adviseert Viellevoye. Volgens haar wordt er wel van alles georganiseerd, maar komen dan alleen gelijkgestemden op die bijeenkomsten af. ‘Het zijn natuurlijk ook heel moeilijke en spannende gesprekken. Maar ik denk wel dat ze nodig zijn. Anders blijft iedereen alleen maar in zijn eigen gelijk hangen.’

Wanneer situaties te lang voortduren zonder duidelijkheid, beschadigt dat iedereen, stelt de ombudsfunctionaris. Het bestuur had in bepaalde kwesties vaker kunnen communiceren. ‘Zeg dat je ermee bezig bent, dat iets je aandacht heeft. Alleen dat had al geholpen.’ Maar uiteindelijk is snelheid ook belangrijk. ‘Iedereen wil verder, afsluiten en gaan bouwen.’

Rode draad

Viellevoye ziet een gebrek aan openheid en transparantie van leidinggevenden als een rode draad in de gesprekken die zij in 2022 voerde met melders. Ze schrijft in haar jaarverslag: “De situaties zijn complex in verband met juridische beperkingen en verschillende belangen van betrokkenen. Echter de ontbrekende informatie wordt van verschillende kanten vervolgens zelf ingevuld, waardoor aanwezige polarisatie versterkt wordt.”

Daarmee bedoelt ze niet dat ieder detail gedeeld moet worden. Natuurlijk moet de universiteit de privacy van klokkenluiders en melders beschermen, stelt Viellevoye. Maar ook de belangen van de organisatie als geheel moet in het oog worden gehouden. En dan is communiceren met de buitenwereld – voor zover mogelijk – soms toch nodig. ‘Anders worden gevoelens van onveiligheid alleen maar aangewakkerd.’ Sommige melders klaagden tegenover de ombudsfunctionaris dat de universiteit een “trial by media” toestaat; anderen spraken van een “zwijgcultuur”.

De lessen van Hamer

Vrijwel synchroon met het eerste jaarverslag van de ombudsfunctionaris kwam regeringscommissaris Mariëtte Hamer in mei met een handreiking voor organisaties over de vraag hoe zij moeten omgaan met meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag. Een belangrijke les van Hamer: organisaties moeten erop voorbereid zijn dat misstanden naar de oppervlakte blijven komen, zodat zij niet overvallen worden en weten wat ze moeten doen.

‘Een extern onderzoek haalt de organisatie behoorlijk overhoop’

Volgens Hamer grijpen organisaties te vaak meteen naar een extern onderzoek nadat er een geval van grensoverschrijdend of ongepast gedrag in de openbaarheid is gekomen. ‘Na The Voice zag je bij een flink aantal voorbeelden uit de politiek, de mediawereld en daarbuiten dat er een reflex ontstond om meteen een groot onderzoek te starten: daarmee willen organisaties het van zich af organiseren’, zei Hamer daarover in de Volkskrant.

Ombudsfunctionaris Viellevoye vindt dat ook de Radboud Universiteit daar voorzichtiger in moet zijn. ‘Een extern onderzoek haalt de organisatie behoorlijk overhoop. Het wordt meteen heel groot. Wie een extern onderzoek opstart, moet heel duidelijk voor ogen hebben wat er dan precies onderzocht moet worden, of een onderzoek wel iets toevoegt.’ Volgens Viellevoye is dat niet altijd het geval.

Juridische hoek

Op dat vlak is de universiteit volgens Viellevoye dan ook een ‘lerende organisatie’, zoals vicevoorzitter Agnes Muskens eerder deze week tegen Vox zei. Viellevoye: ‘We weten nog niet zo goed hoe we met dit soort gevallen moeten omgaan. Bestuurders schieten daardoor soms te snel in de kramp en kondigen een extern onderzoek aan.’

Zo worden conflicten in de juridische hoek geduwd, ziet Viellevoye, en daarmee extra complex. ‘Werkgevers hebben hun verplichtingen tegenover het personeel en te maken met tegenstrijdige belangen. Door een onderzoek aan te kondigen laten managers zien dat ze het probleem serieus nemen, maar dat komt de sociale veiligheid lang niet altijd ten goede. Wanneer een onderzoek plaatsvindt, waarvan de uitkomst vervolgens ook nog geheim blijft, geeft dat de indruk dat er iets ernstigs aan de hand is. Daardoor kan een gevoel van onveiligheid ontstaan.’

Volgens de ombudsfunctionaris zou zij – als onpartijdige bemiddelaar – vaker ingeschakeld kunnen worden om escalatie te voorkomen. ‘Soms is een extern onderzoek onontkoombaar, maar als je conflicten intern kunt oplossen, dan raken mensen minder beschadigd.’

Dat besef begint steeds meer door te dringen op de Nijmeegse campus. ‘Het kost tijd. Mijn functie is natuurlijk nieuw – niet iedereen weet al precies waarvoor ik kan worden ingeschakeld. Het is een kwestie van vertrouwen opbouwen.’