Nog geen jaar na het begin van de samenwerking breekt de Radboud Universiteit met reisagent VCK Travel. Volgens de universiteit kon VCK Travel niet voldoen aan de gestelde eisen. Het reisbureau wijst op zijn beurt juist naar de universiteit.

Begin 2024 werd het groots aangekondigd door de universiteit: de samenwerking met de nieuwe reisagent VCK Travel. Alle meerdaagse dienstreizen aan de onderwijsinstelling moesten voortaan verplicht via de reisagent geregeld worden. Het zou reizen een stuk milieuvriendelijker en veiliger maken en het boeken overzichtelijker.

Maar ongeveer een jaar later heeft de Radboud Universiteit alweer een nieuwe reisagent: Diversity Travel. De samenwerking met VCK is opgezegd. De reden daarvoor is dat het reisbureau zich niet heeft gehouden aan eisen die in de aanbesteding stonden, laat een universiteitswoordvoerder weten. Het gaat daarbij onder andere over het ontbreken van de mogelijkheid om via Airbnb te boeken en het ontbreken van de mogelijkheid om gezinsleden op eigen kosten mee te laten reizen. Ook over de manier waarop groepsreizen en congressen geboekt moesten worden, verschilden de partijen van inzicht.

Oplossingen

‘Kort na de implementatie bleek dat deze diensten niet of niet juist werden geleverd en is VCK Travel in de gelegenheid gesteld dit te repareren’, aldus de universiteitswoordvoerder. ‘Vanaf aanvang van het contract zijn de knelpunten besproken. Hierbij zijn soms kleine stapjes gezet, maar er bleven een aantal zaken die niet door VCK zijn opgelost. Ondanks meerdere interventies is dit niet tijdig naar tevredenheid opgepakt en is de beslissing genomen over te stappen naar Diversity Travel.’

‘Terwijl we ons nog in de opstartfase bevonden, gaf de universiteit aan niet verder te willen gaan met de samenwerking’

Bij het reisbureau kijken ze echter vooral naar de universiteit. ‘Terwijl we ons nog in de opstartfase bevonden, gaf de universiteit aan niet verder te willen gaan met de samenwerking’, aldus een bedrijfswoordvoerder. ‘VCK Travel heeft herhaaldelijk contact gezocht en diverse verbetervoorstellen gedaan, maar het is teleurstellend dat deze voorstellen niet door de Radboud Universiteit werden geaccepteerd.’

VCK is volgens de universiteitswoordvoerder pas in januari 2025 met concrete oplossingen gekomen. ‘Door de lange doorlooptijd en het ontbreken van concrete oplossingen heerst er op de universiteit een negatief sentiment ten aanzien van de samenwerking. Op basis daarvan is de conclusie dat het herstel van vertrouwen niet meer haalbaar was en is de overeenkomst opgezegd.’

Kopie van paspoort uploaden

Vooral het ontbreken van de mogelijkheid om te boeken via Airbnb blijkt een heet hangijzer te zijn geweest. Reizigers moeten voor het boeken van accommodaties via het platform een kopie van hun paspoort uploaden, dat ook bij de eigenaren van de accommodatie terecht komt.

‘Wij adviseren bedrijven om dit te vermijden’, vertelt een woordvoerder van VCK Travel. ‘Dit is namelijk in strijd met de EU-wetgeving en ook de Rijksoverheid waarschuwt om geen paspoortkopieën te verstrekken, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. En voor een boeking via Airbnb zou dit niet noodzakelijk moeten zijn’, benadrukt zij.

‘In de beginperiode werden onze travel consultants regelmatig onbeschoft bejegend’

Ondanks het privacyrisico kiest de universiteit er tóch voor om reizen te boeken via het platform. ‘Het wordt afgeraden, maar is niet verboden. De universiteit erkent de risico’s, maar kiest er binnen de geldende regelgeving voor om flexibiliteit in de boekingsopties te behouden.’ Soms is er behoefte aan accommodaties van Airbnb, bijvoorbeeld vanwege de locatie, beschikbaarheid, prijsvoordelen of functionele eisen, aldus de universiteitswoordvoerder.

Duidelijk is dat het vanaf het begin al niet boterde tussen beide partijen. Een woordvoerder van VCK wijt dit aan het feit dat medewerkers van de universiteit sterk moesten wennen aan het nieuwe boekingsproces. ‘Voor veel reizigers leek het belang van efficiëntie en veiligheid, dat een zakelijk reisbureau biedt, ondergeschikt. In de beginperiode werden onze travel consultants regelmatig onbeschoft bejegend.’

Dit zou in de loop der tijd, na gewenning, verbeterd zijn. ‘Maar het (negatieve, red.) sentiment onder de reizigers is naar onze mening gedurende de gehele samenwerking een belangrijke factor geweest.’

Nieuwe boekingsmodule

Waarom is de universiteit niet meteen in zee gegaan met Diversity Travel, dat ook de reizen voor zes andere hogeronderwijsinstellingen in Nederland regelt? ‘Op basis van de beoordeling in de aanbesteding op basis van kwaliteit en prijs had VCK Travel op papier de beste aanbieding gedaan en kwam als winnaar uit de bus’, verklaart een universiteitswoordvoerder.

Per 1 maart moeten medewerkers gebruik maken van de boekingsmodule van Diversity Travel. Voor medewerkers die hun zakelijke trip reeds via VCK Travel hebben geboekt verandert er niets: hun reis gaat gewoon door en de dienstverlening van VCK stopt niet. Alleen nieuwe reizen kunnen niet meer via die module geboekt worden.