Ook na de coronacrisis zullen medewerkers van de Radboud Universiteit voor een gedeelte thuiswerken, als het aan het college van bestuur ligt. Maar wat houdt dat precies in en hoe voer je zo’n verandering door? Bedrijfskundige Jeroen de Jong en arbeidspsycholoog Debby Beckers hebben enkele tips.

Twintig jaar geleden schreef bedrijfskundige Jeroen de Jong zijn afstudeerscriptie over thuiswerken. De voordelen –minder files, betere luchtkwaliteit – waren toen al duidelijk, maar werken op kantoor bleef tot voor kort de norm. De coronacrisis lijkt het laatste zetje dat thuiswerken nodig had, zegt De Jong aan de telefoon. ‘De infrastructuur is steeds beter geworden, mede dankzij programma’s zoals Zoom. En bedrijven kunnen door thuiswerken te stimuleren geld uitsparen, omdat ze geen grote kantoren meer hoeven te huren of kopen.’ Remote work is here to stay, schreef ook The Economist in mei vorig jaar.

HR-managers van grote organisaties zoals Rabobank of de gemeente Den Bosch vertelden aan De Jong – die een cursus HR-management geeft – dat het traditionele kantoor na de crisis een andere functie zal krijgen. ‘Het is geen gewone werkplek meer, maar een ontmoetingsplek waar je naartoe gaat om te overleggen met anderen.’

Ook aan de Radboud Universiteit zal thuiswerken na corona normaler worden dan het daarvoor was, zei vicevoorzitter Wilma de Koning eerder tegen Vox. Mogelijk  is daardoor minder nieuwbouw nodig in de toekomst. Maar wat is een goede verhouding tussen thuiswerken en werken op de campus? En hoe leid je zo’n transitie als college van bestuur in goede banen?

1. Formuleer een visie, maar laat ruimte voor maatwerk

Bedrijfskundige Jeroen de Jong meent dat het college een duidelijke visie op thuiswerken moet formuleren. ‘Contactonderwijs en vergaderingen zouden bijvoorbeeld zoveel mogelijk op de campus kunnen plaatsvinden: onderzoek toont aan dat face-to-face vergaderen de beste manier is om ideeën uit te wisselen waar creativiteit voor nodig is. Werk dat je in je eentje kan doen, doe je thuis.’

Als corona voorbij is, zou het college van bestuur volgens arbeidspsycholoog Debby Beckers op groepsniveau kunnen aansturen op bijvoorbeeld twee à drie dagen thuiswerken en de rest op de campus. Maar een goed evenwicht is voor iedereen anders, zegt ze. ‘Dat hangt onder andere af van het type taken dat je doet, of je thuiswerken prettig vindt en of je privésituatie het toelaat om thuis te werken. Laat daarom ruimte voor maatwerk. Mijn gevoel zegt dat het sowieso goed is om elkaar na corona wekelijks te blijven treffen. Zo houd je de binding met studenten en collega’s in stand.’

Volgens Beckers kan een goed evenwicht tussen thuiswerk en werk op de campus ook per periode anders zijn. ‘Als je als wetenschapper aan een artikel of een subsidieaanvraag werkt en een goede en rustige thuiswerkplek hebt, dan kan je wellicht een paar weken fulltime thuiswerken. Maar als je creatief wilt brainstormen of nieuwe collega’s wegwijs wilt maken, dan zal je meer op de campus willen zijn.

2. Laat werknemers het beleid mee vormgeven

Het is goed om werknemers te betrekken bij het vormgeven van het nieuwe thuiswerkbeleid, zegt Beckers. ‘Dat is precies wat het college van bestuur nu wil doen: goed inventariseren wat werknemers willen, wat de randvoorwaarden zijn voor goed thuiswerken en hybride werken (een mix van thuiswerken en werken op de campus, red.), en welk enthousiasme voor thuiswerken er is onder werknemers. Een goede manier om dat met z’n allen te verkennen is via overleg met stakeholdersgroepen, de ondernemingsraad en experts.’

Wanneer er voorlopig beleid is vastgelegd, moet dat getest worden. De Jong:  ‘Op vlak van toetsing en onderwijs voert de universiteit wel vaker pilots uit, bijvoorbeeld in een bepaalde afdeling. Als dat goed bevalt, dan kan je het beleid breder uitrollen. Maar de uitkomst kan ook zijn dat dat thuiswerken toch niet zo vlot loopt als gehoopt.’

3. Communiceer open naar je medewerkers

Wat is de beste manier om zo’n grote verandering te communiceren naar werknemers? ‘Vertel in de eerste plaats open wat je van plan bent’, zegt Beckers. ‘Een doel is misschien streven naar minder reiskosten en kantooroppervlak, maar als je beleid vormgeeft met enige vrijheid tot maatwerk, kan kostenbesparing prima hand in hand gaan met een goede werk-privébalans.’

Hoe je zo’n boodschap ook brengt, ze zal niet bij iedereen in goede aarde vallen, waarschuwt De Jong. ‘Mensen met kinderen komen misschien liever elke dag naar de campus, terwijl andere medewerkers liever altijd thuis zullen werken. Het is belangrijk dat die dialoog er komt tussen het college van bestuur en de ondernemingsraad, maar ook op lagere niveaus tussen leidinggevenden en medewerkers, zodat de wensen van iedereen worden meegenomen.’

Volgens De Jong hoeft de universiteit niet te wachten met communiceren over de overstap naar thuiswerken. ‘Bedrijven als Twitter en Rabobank hebben hun medewerkers nu al laten weten dat ze na corona geen vijf dagen meer op kantoor verwacht worden. De universiteit zou nu al een toekomstvisie kunnen ontwikkelen en delen met werknemers.’

Arbeidspsycholoog Beckers zou het wat voorzichtiger aanpakken. ‘Je kunt prima melden dat deels thuiswerken ook na de coronacrisis nagestreefd zal worden, maar over de gewenste verhouding tussen thuiswerk en werken op de campus en aldus over de precieze invulling van het beleid kunnen we nu nog niet zoveel zeggen. Veel mensen hebben het contact met collega’s het afgelopen jaar enorm gemist. Als de vaccinatiegraad hoog genoeg is, willen ze eerst even terug naar de campus. Dat kan je niet tegenhouden. Daarna komt een periode van relatieve rust waarin we met zijn allen de balans opmaken en op zoek kunnen naar een goed evenwicht in thuiswerk en werken op de campus.’

4. Investeer in thuiskantoren

Als mensen meer gaan thuiswerken, dan moeten werkgevers aan hun werknemers een ergonomisch goede thuiswerkplek aanbieden, zegt De Jong. ‘Dat hoort bij goed personeelsmanagement en is ook onderdeel van de zorgplicht die de werkgever heeft vanuit de Arbowet. Op onze faculteit is nu een soort investeringsbudget ingesteld, waarbij werknemers 250 euro kunnen investeren in een goede werkplek zoals een bureau of een stoel.’

Als werkgever moet je er ook naar streven om langdurige zitperiodes te voorkomen en om voldoende pauzes te stimuleren, zegt Beckers. ‘Een eenvoudige manier om dat te doen is onder andere door geen vergaderingen te plannen in de middagpauze, en medewerkers te stimuleren om dan even naar buiten te gaan om te wandelen.’

‘Voor hybride werkoverleg zijn goede ICT-faciliteiten nodig’

Ook de faciliteiten die vanuit de universiteit geboden worden om goed hybride te kunnen samenwerken, spelen volgens Beckers een rol in het succesvol implementeren van nieuw thuiswerkbeleid. ‘Voor de coronacrisis was een werkoverleg in principe op de campus, nu is dat thuis. In de toekomst zal de helft van de medewerkers thuiszitten en de helft op de campus en hebben we dus te maken met hybride werkoverleg: daar zijn goede ICT-faciliteiten voor nodig.’

5. Investeer in leiderschap op afstand

Het is belangrijk dat de medewerkers die thuiswerken niet vereenzamen en zich voldoende verbonden voelen met collega’s. Daar moet leiderschap op aangepast worden, waarschuwt Beckers. ‘Je moet voorkomen dat de mensen die meer op kantoor werken onbewust ook de leukere taken krijgen of meer kans maken op promoties. Ook moeten we voorsorteren op mogelijke groepseffecten, bijvoorbeeld dat vrouwen meer zouden gaan thuiswerken dan mannen en wat dat zou kunnen betekenen voor samenwerking en carrièrebeleid.’