Sinds maandag staat een leger van acht speciaal opgeleide studenten klaar om mensen wegwijs te maken in RUQuest, het zoeksysteem van de universiteitsbibliotheek. Al sinds de installatie van dit systeem in december vorig jaar zijn er klachten.

Gonny Kremers, bibliothecaris voor de bètabibliotheek , signaleert twee soorten problemen met het nu negen maanden draaiende zoeksysteem: ‘Aan de ene kant moeten mensen erg wennen aan zo’n systeem, dat gebeurt altijd met zo’n ingrijpende digitale vernieuwing.’ Het andere probleem ligt dieper: de mismatch tussen de titels die het systeem op het scherm brengt en de daadwerkelijke collectie.

Soms komen titels die wél aanwezig zijn in de collectie niet of onvolledig naar boven, of ze verschijnen in een andere druk of andere versie. Hoe groot het aandeel niet gevonden titels is, durft Kremers niet te zeggen. ‘Er gaat binnenkort een onderzoek van start om alle problemen met RUQuest boven tafel te krijgen, pas dan krijgen we beter inzicht in het aandeel titels dat momenteel niet naar boven komt in het zoeksysteem.’

‘We doen er alles aan om de problemen te verhelpen’

Om tegemoet te komen aan de zoekklachten is een team van acht studentassistenten opgeleid, van wie er dagelijks drie in touw zijn. Projectleider Caroline Coeleman, begeleider van dit team: ‘Als medewerkers dat wensen, kan de hulp langskomen op de werkkamer, we doen er alles aan om de problemen te verhelpen.’

Het hulpteam is nodig om de medewerkers van de UB te ontlasten: die zijn al maandenlang extra druk met het wegwijs maken in RUQuest. ‘Het gewone werk gaat ook door, dus er moest wel iets gebeuren’, zegt Coeleman. In elk geval tot eind dit jaar staan de hulptroepen paraat. ‘En mocht het nodig zijn, kunnen we de inzet van de assistenten een aantal maanden aanhouden.’ Ook de gebruikers zelf kunnen meehelpen het systeem te verbeteren, zegt Kremers: ‘Meld de problemen bij ons, daarmee kunnen we al veel onvolkomenheden rechtbreien. Dat heeft ons de afgelopen maanden al erg geholpen.’

Strenge privacyregels

Gonny Kremers benadrukt de zaken in RUQuest die wél goed gaan, met name de digitale ontsluiting. ‘En ook in het vroegere systeem kwamen fouten voor of waren boeken moeilijker te vinden. Ook toen was het weleens lastig.’ Bovendien heeft een deel van de klachten – het moeizame inloggen – niks te maken met het systeem zelf. ‘RUQuest is een cloudsysteem, wat betekent dat we de privacy extra in acht moeten nemen. Daarin volgen we de strenge regels van de universiteit.’ Terecht dat die zo streng zijn, zegt Kremers. ‘Maar dat betekent een extra drempel bij het inloggen.’

De twee bibliotheekmedewerkers reageren nuchter op de vele klachten op het systeem. Was het achteraf gezien beter iets anders te kiezen, met minder problemen? ‘Er is heel weinig keus’, zegt Kremers. ‘Een cloudsysteem is de enige logische keuze, andere grote systemen worden namelijk niet meer geleverd. En het nieuwe systeem biedt inzicht in wat er in de hele wereld te koop is.’