Een pilot met gedeelde werkplekken in het Huygensgebouw houdt de gemoederen bezig. Twee afdelingen zijn lovend over de recent omgebouwde vleugel, een derde afdeling niet. Vooral wetenschappers lijken moeite te hebben met flexwerken. ‘Het lijkt soms alsof we in een callcenter werken.’

Een boekenkast die stof vergaart in de kelder van het Huygensgebouw. Dat is het symbool van de strijd die verschillende medewerkers van onderzoeksinstituut ISiS voeren om meer zeggenschap te krijgen over de inrichting van hun werkplek.

Sinds juni delen ze een vleugel in het Huygensgebouw met twee andere afdelingen. Waar de meeste ISiS-medewerkers voorheen een eigen werkplek hadden, is dat sindsdien niet meer het geval. Ook persoonlijke boekenkasten passen niet in de nieuwe werkwijze.

Bij wijze van protest smokkelde een ISiS-medewerker voor de zomervakantie toch een boekenkast in de vleugel naar binnen. Tevergeefs: een dag later droegen medewerkers van Housing & Logistics van FNWI de kast weer naar buiten.

Passen en meten

Wie de vernieuwde vleugel op de tweede verdieping van het Huygensgebouw binnenwandelt, kijkt de ogen uit. Hippe kamerplanten, met mos beklede muren en geluidsdempende wanden: kosten noch moeite lijken gespaard om het de medewerkers naar hun zin te maken. In de gezamenlijke pantry kunnen ze koffie drinken op barkrukken of op een van de comfortabele bankjes. De rest van de afdeling bestaat uit werkplekken: zowel in gedeelde, kleine kantoren als in meer open ruimtes.

Persoonlijke werkplekken daarentegen zijn verleden tijd. Afhankelijk van hun werkactiviteit kunnen medewerkers gebruikmaken van een passende ruimte, is het idee. De pantry aan de ingang van de vleugel is bedoeld voor ontmoeting en informeel overleg. Daarachter liggen ruimtes met verschillende functies zoals bilaterale ruimtes, acht werkkamers, een kantoortuin en (video)belcellen. Achter in de vleugel is een bibliotheek met rustige werkplekken. Activity-based flexible office is de wetenschappelijke naam voor dit type van werken.

Koen Fleuren, hoofd Campus Development van de Radboud Universiteit, gebruikt liever de term Radboud Duurzaam Werken. De duurzaamheid zit hem enerzijds in de aanpassing van de werkomgeving aan de manier van werken, anderzijds in het efficiënt omgaan met de ruimtes die de universiteit ter beschikking heeft, legt hij uit. ‘Daarom is het werkplekconcept in het Huygensgebouw in nauwe samenspraak met de medewerkers van de betrokken afdelingen tot stand gekomen.’

Maar financiële overwegingen spelen zeker ook een rol in de overgang naar gedeelde werkplekken, geeft hij toe. ‘Zeker nu die met de bezuinigingen zo urgent zijn geworden.’

In het Huygensgebouw is het al enkele jaren passen en meten. De bètafaculteit ging er de afgelopen jaren zo hard in personeel en studenten op vooruit dat ze uit haar voegen barstte, legt Hoofd Huisvesting en Logistiek Noud van der Velden uit. Enkele jaren geleden was er nog sprake van het bouwen van een extra vleugel, maar door de bezuinigingen staat dat plan in de koelkast. Waar voltijdse medewerkers eerder zo’n 10 vierkante meter ter beschikking hadden, is dat nu nog slechts 8 vierkante meter.

‘In de oude vleugel was sprake van een onderbezetting’

Vleugel vijf op de tweede verdieping werd uitgekozen voor een pilot. Voor de verbouwing zaten alleen de vijftig medewerkers van het Institute for Science in Society, kortweg ISiS, in de vleugel. ‘Er was sprake van een onderbezetting’, zegt Fleuren.

In juni keerden ze terug naar hun vroegere werkplek. De omgebouwde ruimte delen ze met het Institute for Science Education (ISE) en met Radboud Innovation Science (RIS), die allebei zo’n twintig medewerkers tellen.

Persoonlijke bibliotheek

Een rondgang op de werkvloer leert dat medewerkers van ISiS het meest kritisch zijn over de nieuwe werkruimte. De afdeling, die uit sociale wetenschappers en filosofen bestaat, is een buitenbeentje in de bètafaculteit. Verschillende ISiS-medewerkers met wie Vox sprak, zeggen te begrijpen dat de universiteit moet besparen, en dat het beter is om dat op werkplekken dan op mensen te doen. Ook willen ze niet als een lastige afdeling bekendstaan. Maar omdat ze hopen dat ze alsnog meer zeggenschap krijgen over hun werkruimte, willen ze toch hun verhaal doen. Tegelijk heeft de afdeling ook medewerkers die de nieuwe vleugel een kans geven, op voorwaarde dat er een goede evaluatie komt.

Willem Halffman, universitair hoofddocent bij ISiS, schreef eerder in een column voor Vox dat hij liever zou willen werken in een bezemhok dan op zijn nieuwe flexwerkplek. Het meest mist Halffman zijn boekenkast, zegt hij in een kamer die hij de dag van het interview met twee collega’s deelt. ‘Zodat je bij een overleg met een student gewoon een boek uit de kast kunt trekken en kunt zeggen: “Hier, lees dit hoofdstuk even”.’

Ook voor universitair hoofddocent Martin Drenthen is een persoonlijke bibliotheek een groot gemis. Een deel van zijn boeken staat nu in de gezamenlijke bibliotheekkast, de rest in verhuisdozen op zijn werkkamer. ‘Maar eigenlijk mag dat niet en zou ik ze mee naar huis moeten nemen’, zegt hij. ‘Maar dat is lastig, dan zal ik eerst thuis moeten verbouwen.’

En dan was er dus de boekenkast van een andere ISiS-collega, die door medewerkers van Housing & Logistics van FNWI werd weggehaald. Bij wijze van stil protest heeft iemand in een vitrinekast aan het begin van de gang enkele artikelen gelegd over wetenschappelijk onderzoek waaruit blijkt dat activity-based flexible work niet werkt.

Geen persoonlijke posters

Volgens Jeroen Ohm, projectmanager van Campus & Facilities, is er al op verschillende manieren tegemoet gekomen aan de wensen van de medewerkers. ‘Zij zijn van begin af aan betrokken geweest bij dit project. In de bibliotheek hebben medewerkers planken toegewezen gekregen die ze kunnen vullen in overleg met collega’s. Ook zijn er kasten in de teamzones die de drie afdelingen in de vleugel toegewezen kregen.’

De kasten op de kamers daarentegen zijn niet bedoeld voor permanente opslag. Ohm: ‘Die dienen voor tijdelijk gebruik, bijvoorbeeld als je aan iets werkt en morgen verder wilt.’

Wat Halffman en Drenthen het meeste stoort, vertellen ze afzonderlijk van elkaar, is dat ze de complete zeggenschap over hun werkomgeving zijn kwijtgeraakt. Zo mogen medewerkers geen persoonlijke posters aan de muur hangen of fotolijstjes op hun bureau plaatsen – tenzij ze die aan het eind van de dag in een van de dertig kluisjes leggen.

‘Eigenlijk zijn we inwisselbare passanten geworden’

Dat medewerkers de werkplek niet meer naar eigen inzicht en met persoonlijke spullen kunnen inrichten, heeft volgens Fleuren een reden. ‘Alle medewerkers moeten zich welkom kunnen voelen in deze werkomgeving. Omdat werkplekken door verschillende mensen gebruikt worden, wil je dat het bureau schoon en leeg voor de andere gebruiker wordt achtergelaten.’

‘Eigenlijk zijn we inwisselbare passanten geworden’, zegt Drenthen. ‘Dat raakt me persoonlijk. Het lijkt soms alsof we in een callcenter werken. Ik heb de neiging om me thuis terug te trekken, al heb ik daar eigenlijk geen ruimte voor. Ik zou veel liever op de campus werken, in een inspirerende omgeving met collega’s.’

Inspraak via ambassadeurs

Om dit soort gebruikersproblemen zoveel mogelijk te voorkomen, organiseerde Campus & Facilities het afgelopen anderhalf jaar overlegmomenten met zogenaamde ambassadeurs van de drie betrokken afdelingen. Volgens verschillende ISiS-medewerkers gingen die vergaderingen te vaak over details, zoals de plek waar de koffieruimte moest komen. Belangrijkere onderwerpen, zoals opslagruimte voor boeken, bleken moeilijker te regelen.

Dat zegt ook Bernadette van Heel, die namens ISiS optrad als ambassadeur. ‘Ik vond het frustrerend dat we het hadden over de formulering van tekst op bordjes in gezamenlijke ruimtes die bedoeld zijn om gedragsverandering teweeg te brengen, terwijl er bij collega’s veel onrust was over de vraag of er genoeg ruimtes zouden zijn waar ze rustig kunnen werken.’

Toch staan niet alle ISiS-medewerkers negatief tegenover het nieuwe concept. Universitair docent Serge Horbach geeft aan prima te kunnen werken in een open ruimte, waar voornamelijk promovendi zitten. Hij heeft de indruk dat een meerderheid er het beste van probeert te maken. ‘Een kleinere groep heeft meer problemen’, zegt hij. ‘En de rest van de afdeling steunt hen daarin, want het is moeilijk om je collega’s ergens mee te zien worstelen.’

‘Naast heel wat nadelen zitten er ook voordelen aan de nieuwe werkruimte’, zegt ook Van Heel. ‘De computerschermen zijn bijvoorbeeld prachtig en er is ook veel meer licht dan in het Transitorium, waar we tijdelijk een onderkomen hadden.’

Geen reserveringssysteem

Naast persoonlijke boekenkasten hebben de ISiS-medewerkers nog een andere grote wens: een reserveringssysteem voor werkplekken, net zoals dat er is voor vergaderzalen. Zolang dat reserveringssysteem er niet is, komen er minder medewerkers naar de campus. ‘Collega’s die van ver komen, willen wel een geschikte werkplek hebben wanneer ze naar de campus reizen’, zegt ISIS-directeur Henk de Regt. ‘Anders kunnen ze net zo goed thuis blijven. Dat is wel een zorg voor ons.’

‘Het kan natuurlijk gebeuren dat je voorkeursplek bezet is, maar er is altijd een geschikte werkplek beschikbaar’

Het reserveren van een werkplek, zo meent Campus & Facilities, is op dit moment niet nodig omdat er tot nog toe altijd voldoende werkruimte is geweest. ‘De bezetting ligt rond de 50 procent’, zegt Ohm. ‘Het kan natuurlijk wel gebeuren dat je voorkeursplek bezet is, maar er is altijd een geschikte werkplek beschikbaar. Als uit de evaluatie zou blijken dat er om andere redenen behoefte is aan het reserveren van werkplekken, dan kan dat natuurlijk heroverwogen worden.’

Erg gezellig

Opvallend is dat medewerkers van de twee andere afdelingen op de werkvloer erg tevreden zijn over de nieuwe werkomgeving. ‘Bij onze afdeling leefde de vrees dat we in de nieuwe vleugel niet genoeg werkplekken zouden hebben maar dat blijkt vooralsnog niet het geval’, zegt Peisi Ying-Rutten van het Institute for Science Education. ‘Eerst mochten we geen eigen planten meenemen naar de nieuwe werkruimte. Maar omdat sommige mensen er toch aan gehecht zijn, is er een uitzondering gemaakt. En we mogen nu ook posters aan de muren hangen, zolang ze met werk te maken hebben.’

‘Ik vind het hier erg gezellig’, zegt Serge Giezek van Radboud Innovation Science. ‘Alle collega’s die ik sprak zijn enthousiast en positief over de nieuwe werkplek. Het ziet er niet alleen erg mooi uit, het aantal interacties op de werkvloer is ook toegenomen, wat een positieve invloed heeft op het werkgeluk.’ Ook het participatieve proces met Campus & Facilities heeft hij als ambassadeur positief ervaren.

De taken van RIS, geeft Giezek aan, verschillen wel wat van die van ISiS. Zo hebben de medewerkers van RIS geen behoefte aan veel boeken, en probeert de afdeling, die Europese en regionale subsidies binnenhaalt, zoveel mogelijk papierloos te werken. ‘We proberen zelfs de printer zo weinig mogelijk te gebruiken’, zegt hij.

Beklemmend panopticum

Zou het kunnen dat de nieuwe werkomgeving minder geschikt is voor wetenschappers dan voor ondersteunende diensten, omdat zij toch andere taken uitvoeren? Aan andere Nederlandse universiteiten roept flexwerken namelijk best wat weerstand op.

Tegenstanders van flexwerken aan de Erasmus Universiteit Rotterdam vergeleken het werkconcept met een beklemmend panopticum waarin medewerkers geen privacy meer hebben en zich gaan gedragen naar wat van hen verwacht wordt. In Leiden gaven verschillende wetenschappers aan de overgang naar een kantoortuin te vrezen, omdat dit onder andere gepaard zou gaan met concentratieverlies en een toename aan thuiswerken. En aan de Wageningen Universiteit was de weerstand tegen flexwerken zo groot dat het concept op sommige plekken werd bijgestuurd of zelfs helemaal teruggedraaid.

‘Ik kan me niet concentreren in de flexwerkruimte, ik ben te snel afgeleid’, zegt ook een medewerker van ISiS die anoniem wenst te blijven*. ‘Sommige mensen gaan heel goed in een flexomgeving, sommige helemaal niet. Ik hoor bij die laatste groep. Het levert veel stress op. Ik probeer nu vooral thuis te werken of op een andere plek op de campus.’

Volgens Fleuren zouden ook onderzoekers in de vernieuwde vleugel goed moeten kunnen werken. ‘Er zijn voldoende werkkamers waar medewerkers afzonderlijk en in stilte kunnen werken en waar een-op-eengesprekken gevoerd kunnen worden.’

Omruilen

Toch is ook het hoofd Campus Development opgevallen dat de wetenschappelijke afdeling kritischer is dan de andere twee. ‘We hebben geprobeerd zoveel mogelijk aan te sluiten bij hun behoeftes, maar misschien moeten we het op andere plekken anders aanpakken’, zegt Fleuren. ‘Hun zorgen zijn legitiem en we willen ze serieus nemen. Het doel is een werkplek te creëren die voor iedereen functioneel en prettig is, en dat we bij toekomstige projecten kunnen leren van de ervaringen die we nu opdoen.’

Half oktober is er een tussentijdse evaluatie gepland. ‘Dat doen we in overleg met de Hospitality Group’, zegt Jeroen Ohm. ‘Dat is een externe partij die is gespecialiseerd in dit soort processen. Ze zijn vanaf het begin betrokken geweest bij dit project.’ Begin 2025 volgt een eindevaluatie.

‘Er zitten nog genoeg afdelingen in het Mercatorgebouw die graag naar het Huygensgebouw zouden willen verhuizen’

Maar wat als uit de evaluatie zou blijken dat de nieuwe werkomgeving echt niet werkt voor ISIS? ‘Dan kunnen we ze makkelijk omruilen voor een andere afdeling’, zegt gebouwbeheerder Van der Velden. ‘Er zitten nog genoeg afdelingen in het Mercatorgebouw die graag naar het Huygensgebouw zouden willen verhuizen.’

*De naam van deze medewerker is bekend bij de redactie.