Docenten aan de Universiteit Hasselt storen zich aan de mails die ze krijgen van studenten. Alle eerstejaars krijgen daarom een snelcursus e-mailetiquette. Of zoiets helpt? De Nijmeegse docent bedrijfscommunicatie Herman Giesbers gelooft er niets van: ‘Ik denk niet dat je daarmee de ergernissen kunt ondervangen.’ Hoogleraren en docenten ergeren zich groen en geel aan e-mails zonder onderwerp, met als aanhef ‘yo’ of waarin de naam van de afzender ontbreekt, zegt studiebegeleider Melanie Hoeyberghs van de Universiteit Hasselt. ‘Maar studenten zijn zich vaak van geen kwaad bewust omdat ze geen idee hebben hoe het dan wél moet.’ Daarom krijgen de eerstejaars er tijdens de introductie uitleg over de regels. ‘We vertellen bijvoorbeeld dat een mail begint met ‘geachte’ en altijd een onderwerp en een afzender heeft. De universiteit wil ook liever niet dat studenten hun privéadres gebruiken; [email protected] komt toch raar over.’ Er zijn zeker een aantal vuistregels te geven voor e-mailgebruik, zegt Hermans Giesbers, docent communicatie bij bedrijfscommunicatie aan de Radboud Universiteit en opleidingsdocent aan de HAN. Maar hij gelooft niet dat je met een cursus de ergernissen uit de weg ruimt. ‘Het is iets anders dan een spellingscursus waarbij je de regels over de t’s en de d’s uitlegt. Bij een e-mail ligt het veel subtieler. Het gaat om toonzetting, om de juiste woordkeuze. Dat dat niet altijd goed gaat, is denk ik ook vaak onkunde bij jonge mensen, onbekendheid met de beleefdheidsvormen. En zoiets leer je niet in één of twee bijeenkomsten.’ Kort en zakelijk Giesbers verzamelt opvallend geformuleerde e-mails en bespreekt ze regelmatig (anoniem) in zijn college. ‘Wat ik studenten altijd voorhoud, is: houd het kort en zakelijk. Je maakt een grote fout als je na een tegenvallende tentamenuitslag direct achter de computer kruipt en je docent mailt.’ Zelf kreeg hij een e-mail van een studente die hij begeleidt, zonder aanhef, die plompverloren begon met: ‘ik snap niet waarom er plotseling opmerkingen staan bij dat hoofdstuk terwijl daar nooit eerder opmerkingen over zijn gemaakt.’ Zoiets valt rauw op je dak, zegt Giesbers. ‘Het gaat helemaal voorbij aan het feit dat jij met goede bedoelingen je werk doet.’ Overigens wijst hij er op dat ook collega-docenten niet altijd de juiste toon weten te treffen. /HOP, Martine Zuidweg, Foto: Daisy.r. (Creative Commons)