Door een kasroof van de penningmeester is tennisvereniging Slow 44.500 euro kwijt. Hoe kan je zoiets vermijden als vereniging? Drie tips van oud-notaris Theo Reijnen. ‘Voor grote transacties zou het hele bestuur toestemming moeten geven.’

Twee weken geleden werd bekend dat de penningmeester van tennisvereniging Slow een kasgreep deed van enkele tienduizenden euro’s. ‘Financiële drama’s als bij Slow zijn nooit helemaal uit te sluiten’, zegt Theo Reijnen. Hij is oud-notaris en docent Notarieel Recht. ‘Waar iemand bij pennen kan, verdwijnen pennen. Waar iemand bij wc-papier kan, verdwijnt wc-papier. Bij geld is dat niet anders. Het gebeurt lang niet altijd, maar je moet er wel rekening mee houden.’

Toch kan je maatregelen nemen om dit soort situaties te voorkomen, meent Reijnen. De oud-notaris heeft drie tips voor verenigingen.

1. Ken je verantwoordelijkheid

‘Wat veel bestuurders niet weten’, legt Reijnen uit, ‘is dat geldzaken – en dus ook een leeggehaalde kas – niet alleen de verantwoordelijkheid zijn van een penningmeester, maar van het héle bestuur.’ Ook al verdeel je de taken, bestuurders blijven gezamenlijk verantwoordelijk voor het geheel. Wat in het ergste geval betekent dat ook de andere bestuursleden persoonlijk voor de schade moeten opdraaien wanneer er één een greep in de kas doet.

‘Een leeggehaalde kas is de verantwoordelijkheid van het hele bestuur’

‘De bewijslast dat jij er echt niets aan kon doen, ligt bij jou. Het is niet genoeg dat je van niets wist. Daarom is het belangrijk dat je altijd kan aantonen dat je niet hebt liggen slapen en dat jij als bestuurder wél je verantwoordelijkheid hebt genomen’, zegt Reijnen.

2. Stel duidelijke regels op

Reijnen: ‘De belangrijkste stap is om duidelijke regels op te stellen. Je kan bijvoorbeeld besluiten dat er altijd twee mensen toestemming moeten geven voor overboekingen en transacties boven een bepaald bedrag. Voor echt grote bedragen zou het héle bestuur zelfs toestemming moeten geven, vind ik.’

Een simpele en praktische oplossing is volgens hem het openen van twee bankrekeningen: één spaarrekening met het ‘grote geld’ en één gewone rekening. Om geld van de spaarrekening naar de gewone rekening over te maken, zijn meerdere mensen nodig. De penningmeester heeft dan het beheer over de gewone rekening, waar bijvoorbeeld elke maand voldoende geld op gezet kan worden om de dingen te regelen die nodig zijn.

3. Zorg voor genoeg controle

Tot slot moet je als bestuurder niet schromen om actief te controleren en informeren naar hoe de zaken ervoor staan bij de andere bestuurders, vindt Reijnen. ‘Wat je vaak ziet is dat bestuurders niet goed durven te vragen naar de taak van de ander, terwijl dat er wél bij hoort.’ De secretaris kan zich bijvoorbeeld bezwaard voelen om te vragen naar de taken van de penningmeester omdat dat wantrouwen uitstraalt. ‘Daarom is het belangrijk er regels over te maken. Dan hoef je je niet bezwaard te voelen, want dan volg je gewoon de procedure.’ Als het systeem goed is, is wantrouwen niet nodig, zegt Reijnen. Want een bestuursjaar moet natuurlijk ook gewoon leuk blijven.